Hat sich auch in Ihrem Unternehmen in den letzten Jahren die Zusammenarbeit und das Personalmanagement durch den Wandel des Umfelds, der Gesellschaft und der Technologien rasch verändert? Die damit einhergehenden Herausforderungen sind vielfältig und betreffen sowohl Ihre Personalabteilung, als auch alle anderen Geschäftsbereiche. Eines ist dabei aber immer gleich, der Informationsbedarf ist weit über die klassische Organisationsstruktur mit Aufbau, Hierarchie und beschreibenden Mitarbeiterdaten hinausgewachsen.
Sie kennen es sicher nur zu gut, dass es inzwischen gar nicht mehr so leicht ist, bei Personalthemen zeitnah Auskunft zu geben, eine Antwort zu erhalten oder Managementinformationen zu erstellen. Das liegt sowohl an der höheren Komplexität und Geschwindigkeit, als auch an der heterogenen Datenlandschaft mit Datensilos, Mehrfachpflegen und Tabellen. Wenn Sie in dieser Lage sind und Ihr Personalverwaltungs- oder Personalinformationssystem nicht mehr alle Anforderungen erfüllt, gibt es einen Ausweg: die Implementierung einer Master Data Management Lösung. Damit kontrollieren und verwalten Sie lückenlos alle sensiblen Organisationsdaten zentral in einem IT-System (Enterprise Suite) und schaffen so die optimalen Voraussetzungen für die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen.
Organisationsdaten sind Vermögenswerte
Unabhängig davon, in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist, sind Ihre Mitarbeiter der Dreh- und Angelpunkt, der Ihr Geschäft am Laufen hält. Dementsprechend wichtig ist es für Sie, saubere und zuverlässige Personalstammdaten (sog. Organisationsstammdaten) zu haben, die sowohl die Informationen der klassische Unternehmensstruktur, als auch die darüber hinausgehenden Daten und Beziehungen, enthalten. Der erste Schritt ist die Zentralisierung Ihrer Mitarbeiterstammdaten aus heterogenen Quellen, damit Sie eine zuverlässige, vollständige und widerspruchsfreie Datenbasis haben. Der Zugriff wird über Rechte bis auf einzelne Attribute gezielt gesteuert, damit jeder nur das bearbeiten bzw. sehen kann, was er auch darf. In den nächsten Schritten erfolgt die Erschließung des bisher verborgenen Informationspotenzials mittels der Herstellung von Beziehungen, der automatischen Erstellung des Änderungsverlaufs und schließlich der Nutzung der interaktiven Zeitskala für Berichte, Analysen und Exporte. So werden Ihre Organisationsstammdaten zu dem, was Sie eigentlich sind: Ihr nützlichster Vermögensgegenstand, mit dem Sie auf Knopfdruck eine mitarbeiterzentrierte 360° Sicht auf Ihr Unternehmen haben, um datengestützt zu handeln.
Datenharmonisierung
Im Mittelpunkt des Master Data Managements (MDM) steht die Goldright Enterprise Suite, das zentrale IT-System, in dem Sie Ihre Organisationsstammdaten für externe und interne Mitarbeiter konsolidieren, verwalten und ggf. bearbeiten. Es verfügt über flexibel konfigurierbare, bidirektionale Schnittstellen und vielfältige Upload Möglichkeiten, wie etwa Tabellen und alle gängigen Dateiformate. Dadurch bleibt Ihre Datenlandschaft so wie sie ist und Sie entschieden selbst, ob Sie ganze Datensätze oder nur bestimmte Teile in der Enterprise Suite oder in den bisherigen Quellsystemen bearbeiten. Außerdem haben Sie auch die Möglichkeit, Daten an IT-Systeme zu übertragen, wie etwa für die Lohnverrechnung oder das Organisationsverzeichnis im Intranet.
Im Zentrum steht dabei immer der von Ihnen definierte Personalstammdatensatz, in dem aus den Datenquellen alle relevanten Attribute und Dateien korrekt, nachverfolgbar und widerspruchsfrei abgebildet werden. Auf diese Weise entsteht eine mitarbeiterzentrierte Organisationsstruktur mit allen relevanten Informationen. Dabei sind Ihrer Kreativität kaum Grenzen gesetzt, die Goldright Enterprise Suite bildet Daten rund um flexible Arbeitsmodelle, Mitarbeiterführung, Weiterbildung, Zeichnungsberechtigungen, Nebenaufgaben oder auch Kenntnissen ab. Zusätzlich stehen Ihnen konfigurierbare Workflows, Aufgaben- und Erinnerungsfunktionen zur Verfügung, mit denen Sie ihre individuellen Arbeitsprozesse und -abläufe etwa beim Onboarding, beim Austritt, bei Schulungen, bei Karenz oder der Erneuerung von Zertifikaten zentral steuern. Sie haben jederzeit die Kontrolle über Ihre Organisationsdaten und halten lückenlos und nachweisbar die EU-DSGVO und Geheimhaltungspflichten ein.
Datenanreicherung
Danach veredeln Sie Ihre Personalstammdatensätze und schaffen das Organisationsnetzwerk, in dem Sie Verbindungen, Abhängigkeiten und Hierarchien abbilden. So sehen Sie ihre internen und externen Mitarbeiter und die Beziehungen mit ihrer Umgebung im Unternehmen. Auf diese Weise bilden Sie das ab, was für Sie wichtig ist, oder früher auch nur nebenbei gelaufen ist, wie etwa Ersthelfer, Vertretungen, bereichsübergreifende Projektteams, Kostenstellen, Standorte oder auch Ansprechpersonen für bestimmte Themenkreise. Die interne und ggf. auch externe Zusammenarbeit rund um Ihre Mitarbeiterstammdaten regeln Sie über eindeutige Zugriffsrechte und Workflows. Damit stellen Sie über die Enterprise Suite eine einheitliche und zuverlässige Datenbasis für Ihre Organisationsstammdaten zur Verfügung, die Ihnen und, abhängig von deren Zugriffsrechten, auch allen anderen ein vollständiges Bild Ihrer Mitarbeiter bzw. Kollegen mit allen für sie relevanten Informationen gibt.
Chronologisches Datenmanagement
Sobald das Organisationsmanagement in Betrieb genommen wurde, werden alle Änderungen und Neuanlagen automatisch mit Zeitstempel oder Gültigkeit abgespeichert. Sollten Sie einmal einen Eintrag vergessen haben oder auch Vorarbeiten wollen, geben Sie diesen einfach mit „gültig ab“ oder „gültig bis“ ein. Im Laufe der Zeit entstehen so für jeden Tag eine einzelne Zeitschicht in der die Personalstammdaten, mit allen Attributen, Beziehungen und Dateien so abgebildet sind wie Sie zu diesem Zeitpunkt waren. Das bedeutet, dass die Enterprise Suite nichts überschreibt und Sie über die Datenbasis für einen Zeitvergleich Ihrer Organisationsstruktur, von Geschäftsbereichen oder auch Mitarbeitern verfügen. Außerdem rufen Sie jederzeit auf Knopfdruck ab, wo Sie wie viele Mitarbeiter mit einer bestimmten Qualifikation haben, wie viele krank oder im Urlaub sind.
Zeitbezogenes Berichtssystem
Der interaktive Zeitstrahl erleichtert Ihnen den Zugriff auf Datenansichten für vergangene, aktuelle oder auch zukünftige Zeitpunkte. Mit wenigen Klicks rufen Sie den gewünschten Tag auf und sehen Ihre Personalstammdaten, mit allen Attributen, Beziehungen und Dateien, so wie sie an diesem Termin waren. Damit stehen Ihnen vielfältige Möglichkeiten offen um individuelle Berichte, Analysen und Exporte zu erstellen und Sie ggf. auch automatisch zu versenden. Mit dem Dashboard stellen Sie ihre Organisation aus verschiedenen Blickwinkeln grafisch dar und erstellen etwa Organigramme mit komplexen Hierarchien. So haben Sie jederzeit auf Knopfdruck die mitarbeiterzentrierte 360° Sicht auf Ihre Organisationsstruktur und das erforderliche Wissen, um datengestützt zu entscheiden und zu handeln.
Was das Organisationsmanagement sonst noch kann.
Mit der Goldright Enterprise Suite erfüllen Sie gleich mehrere Ziele. Sie haben das Datenchaos im Griff und ein IT-System für Organisationsstammdaten, für die Sie bisher keines hatten, und bleiben dennoch langfristig flexibel und agil. Das anpassungsfähige Datenmodell lässt sich jederzeit adaptieren oder auch auf weitere Geschäftsbereiche erweitern. Ihre Datenmodelle, Schnittstellen und Berichte passen qualifizierte Mitarbeiter an, oder wir unterstützen Sie dabei. Außerdem haben Sie zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit, neue IT- Systeme und Technologien ein- und anzubinden. Damit bleiben Sie dauerhaft flexibel und schaffen die optimalen Voraussetzungen, um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voranzutreiben. Die Basis dafür sind saubere und zuverlässige Stammdaten, denn ohne sie ist es aussichtslos, etwa Ihr Identitätsmanagement oder Rechnungsfreigaben sauber zu digitalisieren.
