Beim Master Data Management spielen rechtliche Vorschriften, neben der internen Compliance, eine immer wichtigere Rolle. Damit Sie jederzeit sicher sind, dass auch alle geltenden rechtlichen Vorschriften eingehalten werden, muss Ihr Stammdatenmanagement sechs Anforderungen erfüllen. Damit stellen Sie auch gleichzeitig sicher, dass Ihre Master Data ausreichend vor unbefugten Zugriffen und ungewollten Data-Leaks geschützt sind. Denn Stammdaten kommen in allen Geschäftsbereichen vor, da sie die Basis für alle operativen Prozesse und Tätigkeiten sind. Deshalb zählen Sie auch zu den wichtigsten immateriellen Vermögenswerten, die Ihr Unternehmen besitzt.
Eine heterogene Datenlandschaft mit Schnittstellen und manueller Konsolidierung Ihrer Master Data, bieten Ihnen keinerlei Kontrolle darüber, was mit Ihren Stammdaten tatsächlich geschieht. Damit Sie stets wissen, was mit Ihren Stammdaten gemacht wird und, dass dabei nachweislich alle rechtlichen Vorschriften eingehalten werden, muss Ihr Master Data Management diese sechs Anforderungen erfüllen:
1. Zentrale Stammdatenbasis
Die wichtigste Voraussetzung für sicheres, rechts- und compliance-konformes Master Data Management ist eine zentrale Stammdatenbasis, in der zuverlässige Golden Records gebildet, gespeichert, bearbeitet und geteilt werden. Damit haben Sie alle Informationen in einem IT-System, die für alle weiteren Tätigkeiten relevant sind. Durch diese Zentralisierung der Master Data, ist auch die Zusammenarbeit im Umfeld der Stammdaten leichter zu kontrollieren und zu koordinieren.
2. Zugriffs- und Bearbeitungsrechte
Da nun alle Master Data in einer zentralen Datenbasis verfügbar sind, gilt es die entsprechenden benutzerdefinierten Berechtigungen zu setzen. Dabei wird feingranular, bis auf die Ebene von einzelnen Datenattributen festgelegt, wer Zugriff hat, und wer bearbeiten darf. Damit beugen Sie unzulässiger und schädlicher Datenverwendung vor. Außerdem ist so auch die interne Compliance sichergestellt, da jeder nur das sieht, was er tatsächlich sehen sollte.
3. Nachvollziehbarkeit
Damit Sie jederzeit wissen, woher die einzelnen Datenattribute kommen, wird automatisch die Herkunft dokumentiert. So wissen Sie etwa bei Löschanfragen in welchen IT-Systemen welche Informationen zu entfernen sind. Zusätzlich wird bei Änderungen und Ergänzungen des Datenbestandes, der User mit Zeitstempel gespeichert. Damit haben Sie eine nachvollziehbare Dokumentation über alle Datenbewegungen. Auf diese Weise verhindern Sie in Ihrer zentralen Datenbasis, in Verbindung mit dem strengen Berechtigungskonzept, Manipulation oder anders schädliches Verhalten.
4. Versionsverlauf
Ihre Master Data werden bei Änderungen oder Ergänzungen nicht überschrieben, sondern es wird immer eine neue Version erstellt. Auf diese Weise werden chronologisch, mit Datumsbezug, die jeweiligen kompletten Ansichten Ihrer Stammdatenbasis übereinandergeschichtet. Dadurch verfügen Sie jederzeit sowohl über historische als auch über topaktuelle Stammdaten.
5. Workflow-System
Alle Arbeitsprozesse und -abläufe im Umfeld Ihres Master Data Managements, werden ebenfalls in der zentralen Datenbasis gesteuert. Dadurch greifen auch die in der zentralen Datenbasis benutzerdefinierten Bearbeitungs- und Zugriffsrechte. So bleibt die Verwaltung und Pflege Ihrer Stammdaten nicht dem Zufall überlassen, und es werden alle Prozesse und Abläufe eingehalten. Darüber hinaus setzen Sie auch einfach Kontrollprinzipien, wie etwa Freigaben oder das Vier-Augen-Prinzip, um.
6. Reporting-System
Ihr Berichtswesen bezieht sich im ganzen Unternehmen immer auf Ihre zentrale Datenbasis mit allen relevanten, vollständigen und zuverlässigen Informationen. Auf diese Weise herrscht ein gemeinsames Datenverständnis und die Stammdaten werden unternehmensweit richtig und einheitlich interpretiert, wenn es um strategische und operative Entscheidungen geht. Statt wie bisher manuelle Berichte und Analysen zu erstellen, werden Sie vom in der Datenbasis integrierten Reporting-System digital unterstützt. Auf diese Weise erstellen Sie historische oder topaktuelle, vollständige und zuverlässige Berichte, Analysen, Exporte und grafische Darstellungen. Natürlich greifen auch im Reporting-System die von Ihnen in der zentralen Datenbasis definierten, individuellen Zugriffs- und Bearbeitungsrechte.
Die aufgelisteten Anforderungen, und noch einiges mehr, erfüllt unser multi-domain Master Data Management. Damit haben Sie Ihre Stammdaten immer unter Kontrolle und halten zeitgleich alle für Ihr Unternehmen geltenden rechtlichen Vorschriften ein. Unsere All-In-One Enterprise Suite ist sehr flexibel und mit der benutzerfreundlichen Webanwendung, auch ganz ohne IT-Kenntnisse, bedienbar.
