December 2, 2022

Auch dieses Mal nimmt das Christkind die Rolle eines stummen Beobachters ein. Langsam füllt sich die Konferenzwolke mit den zum Workshop eingeladen Erzengeln und der Erzengel Paul und Emilia warten schon ungeduldig darauf, endlich anzufangen. Denn heute ist endlich der Startschuss für eine neue Ära im weltweiten Mitarbeiterstammdatenmanagement: der erste Workshop zur Digitalisierung des weltweiten Personalstammdatenmanagements. Ziel des heutigen Tages ist ein Lastenheft mit allen Anforderungen an das zukünftige, zentrale System für HR Stammdatenmanagement zu erarbeiten. Dafür werden die teilnehmenden Erzengel in fünf Arbeitsgruppen, die den Phasen des Arbeitnehmerlebenszyklus entsprechen, eingeteilt.

Die Aufregung der Erzengel ist spürbar und es liegt freudige Erregung in der Luft. Nach den einleitenden Worten des Christkinds teilen sich die Erzengel in fünf Arbeitsgruppen auf. Schon nach kurzer Zeit kann sich das Christkind nicht zurückhalten und wechselt laufend zwischen den Workshops. Zu Beginn gilt es einen gemeinsamen Konsens zu finden, denn viele Standorte wollen an ihren gewohnten IT-Systemen oder auch Tabellenlisten festhalten. Bereits nach kurzer Zeit lassen sich fast alle Erzengel von den Vorteilen eines zentralen, webbasierten Mitarbeiterstammdatenmanagements überzeugen. Nachdem diese erste Hürde genommen ist, geht es daran, die konkreten Anforderungen zu erarbeiten. Auch dabei gestaltet sich der Anfang schwierig, aber im Laufe der Zeit werden die Diskussionen ruhiger und lösungsorientierter. Am Ende des Tages steht das Lastenheft fest, die Anforderungen wurden in einen allgemeinen Teil und die fünf Phasen des Employee Life Cycles gegliedert.

  • Allgemeine Spezifikationen: Eine zentrale Stammdatenbasis, in der vollständige, präzise Arbeitnehmerstammdaten gebildet und gespeichert werden. Eine All-In-One Software wird bevorzugt, da sie Datenspeicherung, Dokumentation, Arbeitssystem und Berichtswesen in einem IT-System zur Verfügung stellt. Dubletten sollen ggf. erkannt und per Workflow bearbeitet werden. Aufgrund der Sensibilität der Personalstammdaten soll es möglich sein, benutzerdefinierte Zugriffs- und Bearbeitungsrechte zu vergeben. Diese sollen auch auf das integrierte Workflow- und Bearbeitungstool greifen. Zusätzlich soll das HR Stammdatenmanagement über ein benutzerfreundliches Webinterface und einen modularen, flexiblen No-Code Aufbau verfügen. Außerdem soll das System unabhängig von Drittanbietern sein und sich problemlos in die bestehende Datenlandschaft integrieren und auch die Möglichkeit haben, Mitarbeiterstammdaten aus diversen Dateiformaten hochzuladen.
  • Personalrekrutierung: Die an den Standorten vorhanden Recruitment Software wird beibehalten und weiterhin als Arbeitssystem für die Personalsuche verwendet. Das wird damit begründet, dass die Jobportale in den Ländern sehr unterschiedlich sind und die lokalen IT-Lösungen oftmals Schnittstellen zu diesen Jobbörsen haben. Bei der Anstellung eines Bewerbers werden die Stammdaten, wie etwa Name, Wohnadresse, Qualifikationen, Position und Gehalt in die zentrale Datenbasis für das Personalstammdatenmanagement (Enterprise Suite) übergeben. Von dort werden Sie ggf. an die lokalen IT-Systeme für Personalmanagement übergeben. Standorte, die keine Software haben, verwenden das HR Stammdatenmanagement als Arbeitssystem.
  • Preboarding und Onboarding: Die einzelnen Arbeitsschritte des Pre- und Onboardings werden an allen Standorten in der zentralen Unternehmenssoftware (Enterprise Suite) durchgeführt. Eine Erhebung hat gezeigt, dass keines das vorhandene IT-System ein ausgereiftes Workflow-Tool mit Erinnerungsfunktion hat. Alle Dokumente und Dateien eines Mitarbeiters sollen zentral beim jeweiligen Datensatz abgespeichert werden. Das gilt insbesondere für die Bestätigung der Gefahren- und Sicherheitsunterweisung. Die Enterprise Suite übergibt die Arbeitnehmerstammdaten und Dateien ggf. an die lokalen IT-Systeme , wie etwa das Intranet und die Personalverrechnung.
  • Personalentwicklung: Aufgrund des aktuellen Wissensstandes wird davon ausgegangen, dass in dieser Phase des Arbeitnehmerlebenszyklus sowohl die zentrale Unternehmenssoftware als auch die lokale Software für Personalverwaltung und -management als Arbeitssystem verwendet werden. Begründet wird das mit den teilweise unterschiedlichen technischen Möglichkeiten der bisher verwendeten IT-Systeme. Nichtsdestotrotz soll sichergestellt werden, dass im zentralen Arbeitnehmerdatenmanagement alle Stammdaten und Dateien von Arbeitnehmerbefragungen, Beurteilungen und Mitarbeitergesprächen zentral abgespeichert werden. In diesem Fall dient die zentrale Enterprise Suite als bidirektionale Datendrehscheibe.
  • Mitarbeiterbindung: Insbesondere bei Aushilfen und ungelerntem Personal möchte man die Fluktuation reduzieren und eine Offensive mit Mitarbeiterbindungsaktivitäten starten. Um eine optimale, persönliche Betreuung der einzelnen Arbeitnehmer sicherzustellen, wird auf die zentrale Datenbasis mit der mitarbeiterzentrierten 360° Sicht der Organisationsstruktur und ihre vollständigen Arbeitnehmerstammdaten zurückgegriffen. Es soll möglich sein, für jeden Standort individuelle Maßnahmen zu definieren.
  • Arbeitnehmeraustritt: Das Berufsleben ist abwechslungsreich und Gründe für einen Arbeitnehmeraustritt gibt es viele. Im Idealfall ist es die Pensionierung des Mitarbeiters, der viele Jahre an einem Standort der Christkind-Großbäckerei gearbeitet hat. Wichtig ist in jedem Fall, dass der Offboarding-Prozess reibungslos und professionell gehandhabt wird. Wie bereits beim Onboarding angeführt, wird diese letzte Phase im Workflow-Tool der zentralen Unternehmenssoftware für HR Stammdatenmanagement durchgeführt. Es soll aufgrund der unterschiedlichen Regelungen in den einzelnen Ländern, die Möglichkeit geben, unterschiedliche Arbeitsabläufe für die jeweilige Austrittsart anzulegen. Alle Dateien und Stammdaten sollen zentral bei den bestehenden Personalstammdaten gespeichert werden.

 

Abschließend wurde noch das Hauptziel des Projekts festgelegt: eine zentrale, mitarbeiterzentrierte Datenbasis mit vollständigen, korrekten Arbeitnehmerstammdaten und eine dauerhaft hohe, einheitliche Stammdatenqualität. Mit diesen Vorgaben geht das Projekt in die nächste Phase und damit an die Engel im Einkauf, die sich um Angebote von passenden Anbietern kümmern.