Sobald es in Ihren Stammdaten um natürliche und juristische Personen geht, gilt der Grundsatz der Datenminimierung (Datensparsamkeit und Datenvermeidung) laut DSGVO. Dieser besagt, dass die Erhebung, Nutzung und Speicherung von Daten nur dann erlaubt ist, wenn Sie für die Erfüllung eines bestimmten Zwecks notwendig sind. Wenn Ihre IT-Landschaft historisch gewachsen und von Datensilos und Mehrfachpflege geprägt ist, ist dieser Grundsatz kaum sinnvoll umsetzbar, da der erforderliche Überblick fehlt, was, wo gespeichert ist. In solchen Fällen raten wir zu Einführung einer zentralen, Multi-Domain Master Data Management Tools. Denn Stammdaten im Umfeld von natürlichen und juristischen Personen kommen in allen Geschäftsbereichen vor, etwa bei Kunden (B2C und B2B), Mitarbeitern, Lieferanten, Partnern, IT-Benutzern, Mandaten, Geschäftsführern und in weiteren Bereichen abhängig von Ihrem Geschäftsmodell. Die Vielfalt, der vom Grundsatz der Datensparsamkeit und Datenvermeidung betroffenen Stammdaten, ist groß. Sinnvoll ist deshalb eine Master Data Management Lösung, die so flexibel ist, dass sie in allen betroffenen Unternehmensbereichen einsetzbar ist.
Bei genauerer Betrachtung sprechen drei Gründe für die Einführung unseres Multi-Domain Master Data Managers:
- Zentrale Datenintegration
Im ersten Schritt entwickeln wir mit Ihnen gemeinsam ein Stammdatenmodell, bei dem die zentralen Stammdatensätze (sog. Golden Records) nur alle relevanten Datenattribute enthalten. Bei der Datenintegration selbst werden in der Enterprise Suite (All-In-One Unternehmenssoftware) alle Daten bisheriger Quellsystemen und Dateien importiert. Daraus wird für jede natürliche oder juristische Person ein vollständiger, fehlerfreier Golden Record gebildet, der alle benötigten Datenattribute beinhaltet. Duplikate werden automatisch erkannt und über vorher festgelegt Workflows bereinigt. Dadurch haben Sie jederzeit den vollständigen Überblick, von wem Sie welche Stammdaten gespeichert haben.
- Zentrale Zugriffskontrolle
Die Zugriffskontrolle und Bearbeitungsberechtigungen sind feingranular bis auf die Ebene von einzelnen Datenattributen und Dateien steuerbar und gelten für die gesamte Enterprise Suite und das integrierte Workflow- und Reporting-Tool. Auf diese Weise stellen Sie durchgehend sicher, dass der Datenschutz eingehalten wird und jeder nur Zugriff auf die Datenattribute hat, die er zu Erfüllung eines Zwecks bzw. seiner Arbeit benötigt. Durch das integrierte Workflow- und Reporting-Tool werden alle Prozesse und Arbeitsabläufe, von der Stammdatenpflege bis zum Berichtswesen, direkt in der Enterprise Suite durchgeführt. Damit entfällt die unsichere Übermittlung von Daten per E-Mail und auch die Datenspeicherung auf allgemein zugänglichen Servern oder Plattformen.
- Nachvollziehbarkeit
Bei der Datenintegration wird automatisch und nachvollziehbar die Herkunft der Datenattribute in der Enterprise Suite gespeichert. Ebenso wird bei Änderungen und Ergänzungen Ihres Datenbestandes automatisiert eine neue Version erstellt und mit Zeitstempel gespeichert. So wissen Sie bei Löschanfragen oder bei Anfragen zu Datenspeicherung jederzeit wo, was gespeichert ist und in welchem Quellsystem noch Stammdaten vorhanden sind. Zusätzlich haben Sie mit dem Versionsverlauf auch Zugriff auf historische Ansichten Ihres Stammdatenbestandes, exakt wie er zum abgefragten Datum war.
Bei der Einführung unserer Multi-Domain Master Data Management Lösung haben Sie den erforderlichen Überblick über den Bestand Ihrer Stammdaten und setzen die richtigen Maßnahmen, um den Grundsatz der Datenminimierung in Ihrem Unternehmen durchgehend und nachvollziehbar zu implementieren. Zusätzlich erhöhen Sie Ihre Datensicherheit und erfüllen ggf. auch die Anforderungen der Revisionssicherheit. Unser Master Data Manager fügt sich problemlos und unabhängig von vorherrschenden Herstellern in Ihre bestehende IT-Landschaft ein. Die Enterprise Suite ist so flexibel, dass sie in allen Unternehmensbereichen einsetzbar ist. Aufgrund des No-Code-Ansatzes und des webbasierten, intuitiven User Interface benötigen Ihre Mitarbeiter keine IT-Kenntnisse, um mit unserer Lösung zu arbeiten. Das gilt ebenso für das integrierte Reporting-Tool, das Sie digital bei der Erstellung von Berichten, Analysen und grafischen Darstellungen unterstützt.
