Bei der Auswahl des Anbieters fiel die Entscheidung auf Goldright, da sie die größte Flexibilität geboten haben. Die Enterprise Suite ist unabhängig von Drittanbietern, man braucht keine externen Berater und sie klinkt sich problemlos in die bestehende IT-Landschaft ein, die zugegebenermaßen konzernweit doch ziemlich heterogen ist. Im ersten Schritt wurde in einem gemeinsamen Workshop mit Goldright ein Datenmodell entwickelt, dass zu den bestehenden Arbeitsprozessen und -abläufen passt. Die sehr schlechte Datenqualität und vor allem die variierende Vollständigkeit war am Anfang, als die Daten aus diversen Dateien von Goldright konsolidiert wurden, etwas herausfordernd. Aber auch das wurde zeitnah gelöst. Da es Frau Müllers erstes IT-Projekt in dieser Größenordnung war, hat sie die Projektfortschritte immer im Testsystem verfolgt. Es gab auch regelmäßige interne Meetings, in denen sie sich konzernweit abgestimmt hat. Da alle am Projekt Beteiligten keine IT-Experten sind, gab es zwei Zwischenergebnisse, die doch anders als intern erwartet, ausgefallen sind. Das wurde sofort angepasst, bevor es überhaupt noch zur Endabnahme kam. Um es kurz zu machen, die Einschulung, die konzernweit vorsichtshalber durchgeführt wurde, ging gut über die Bühne und alle vorab festgelegten Projektziele wurden fristgerecht umgesetzt.
Das erste Feedback Meeting mit allen Abteilungen, Geschäftsbereichen und Unternehmen war äußerst erfreulich. Statt wie bisher in großen Meetings mit Rückfragen, Bedenken und Bitten, um rasche Bearbeitung überrumpelt zu werden, gab es nur vereinzelte Wünsche, ob man noch zusätzliche Funktionen haben könnte. Frau Müller hat alles notiert und es waren durchwegs nur neue Berichte, Spezialabfragen und ähnliche Dinge dabei. Also Sachen, die man bisher einfach nicht machen konnte, und mit dem Beteiligungsmanagement schöpfen jetzt alle aus der ständig verfügbaren, zentralen Datenbasis für Beteiligungsmanagement.
Aber auch die positiven Rückmeldungen hat sich Frau Müller für ihren nächsten Termin bei ihrem Vorgesetzten notiert:
- Schneller Zugriff auf revisionssichere, zuverlässige und vollständige Beteiligungs- und Gesellschaftsstammdaten. Bei allen Berichten und Analysen hat man die größtmögliche Sicherheit das alles stimmt, vor allem die Reaktionszeit hat sich erheblich verbessert.
- Klar strukturierte Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten, die zusätzlich sicherstellen das durchgehend alle geltenden rechtlichen Vorschriften eingehalten werden.
- Keine Gefahr mehr ungewollt ein internes Information-Leak zu verursachen, indem man einen E-Mail Verteiler verwechselt oder sonst ein Missgeschick passiert.
- Die Diskussionen in Meetings rund um das Beteiligungsmanagement beschränken sich auf das wesentliche, da man monatlich die benötigten Berichte, Analysen und Exporte erhält. Dadurch arbeiten alle Mitarbeiter zum ersten Mal konzernweit mit derselben Datenbasis. Auch Vergleiche und andere Analysen sind demnächst mit der Historie kein Problem mehr.
- Die Vorbereitung für große Meetings und Gremien läuft auch über Workflows und ist inzwischen für alle weitestgehend stressfrei geworden.
- Die digitale Unterstützung im Berichtswesen, schätzen ebenso alle. Jetzt sind ad-hoc Auswertungen und Analysen zeitnah durchführbar.
- Unabhängigkeit von freien Kapazitäten bei der IT wurde auch oft erwähnt. Jeder Bereich kann sich im Rahmen seiner Zugriffs- und Bearbeitungsrechte selbst mit allem, was er braucht, versorgen. Eine webbasierte Benutzeroberfläche zu haben, macht wirklich vieles im Alltag einfacher.
- Stichtagsbezogene Berichte für Offenlegungspflichten, Sitzungen und andere Gelegenheiten sind wesentlich effizienter umsetzbar. Davon abgesehen hat man stets ein gutes Gefühl, wenn die Informationen hinausgehen, da man sicher ist, dass alles stimmt.
Die eine oder andere Herausforderung gibt es ab und zu noch, aber da hilft man sich gegenseitig, denn das System ist noch recht neu und ungewohnt und keiner, der damit arbeitet, ist ein IT-Experte. Sollte einmal eine besonders kniffelige Frage auftauchen, war der Support von Goldright immer mit Rat und Tat schnell zur Stelle. Auch dem nächsten Audit sieht sie inzwischen gelassener als sonst entgegen, mit der automatischen Dokumentation und der Historie ist sie gut vorbereitet.
Abgesehen davon ist sie schon bei ihrem nächsten Projekt, denn jetzt hat sie endlich einmal Zeit dafür, das Reporting im Umfeld des Beteiligungsmanagements weiterzuentwickeln. Es überrascht Frau Müller immer wieder aufs Neue, wie viel Informationspotenzial all die Jahre ungenutzt in den Beteiligungs- und Gesellschaftsstammdaten gesteckt hat. Insgeheim wartet sie schon auf eine lobende Bemerkung ihres Vorgesetzten, denn mit der revisionssicheren 360° Sicht auf die vollständige Beteiligungsstruktur wird auch für ihn einiges praktischer und effizienter. Die Entscheidungsunterlagen sind bereits jetzt qualitativ besser und unterstützen datengetriebene, fundierte Entscheidungen. Wenn er seine operativen und strategischen Ziele erreicht und zeitgleich trotzdem konzernweit der Anteil an den Overhead-Kosten für das Beteiligungsmanagement reduziert wurde, ist auch Frau Müller rundum zufrieden.
Teil 1: Typisch Beteiligungsmanagement – nichts als Mühsal, Stress und Risiko?››
Teil 2: Ein großer Schritt in Richtung Zukunft – digitales Beteiligungsmanagement. ››
