Stammdaten (sog. Master Data) gibt es überall in Ihrem Unternehmen. Dazu zählen alle nicht-transaktionalen, numerischen und verbalen Datenattribute, die etwa Produkte, Personal, Standorte, Beteiligungen, Lieferanten, Kunden, Rohstoffe und andere Geschäftsobjekte beschreiben. Durch die Konsolidierung dieser Attribute zu zentralen, relevanten und korrekten Stammdatensätzen (sog. Golden Records) lassen sich diese Geschäftsobjekte, die sich charakteristischerweise selten ändern, eindeutig identifizieren und beschreiben. – Damit haben wir der Theorie und der Abgrenzung des Begriffs auch schon Genüge getan. Denn wichtiger ist, was tagtäglich in Ihrem Unternehmen geschieht.
Da Stammdaten die Grundlage für alle operativen Prozesse, Abläufe, Aufgaben und Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen sind, ist Ihre Qualität ausschlaggebend für die Effizienz in Ihren Geschäftsbereichen und schlussendlich auch für Ihren Geschäftserfolg. Die Stammdatenqualität wird darüber bestimmt, wie sinnvoll bzw. gut die Master Data den Informationsbedarf von spezifischen Anforderungen und Aufgaben erfüllen. Es gilt, je kleiner Ihre Informationslücke ist, desto besser ist Ihre Stammdatenqualität und desto effizienter und fehlerfreier sind Ihre Geschäftsprozesse und -abläufe.
Warum das so ist, zeigen die folgenden drei Bereiche in Ihrem Unternehmen:
- Operative Geschäftsprozesse, Produkte und Services
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen Produkte oder Services oder auch beides herstellt und verkauft, beiden liegen immer Stammdaten zugrunde. Diese Geschäftsobjekte werden durch elementare numerische und verbale Informationen beschrieben und definiert, wie etwa Produktnummern, Bestandteile, Rohstoffe, Leistungsumfang und andere spezifische Informationen. Diese werden sowohl für die Herstellung als auch den Einkauf, die Lagerung, den Verkauf, die Abrechnung und andere operative Tätigkeiten verwendet. Dadurch wird klar, dass die Qualität der Master Data tatsächlich alle operativen Geschäftsbereiche beeinflusst. Denn je schlechter Ihre Stammdatenqualität ist, desto zeitaufwändiger, ineffizienter und risikobehafteter sind die nachfolgenden operativen Tätigkeiten.
Beim Einkauf und Verkauf, führt das etwa zu falschen Abrechnungen oder einer fehlerhaften Angebotslegung. Die damit verbundene Fehlersuche und -behebung ist in der Regel zeitintensiv und im schlimmsten Fall sind auch finanziellen Verluste damit verbunden. Bei Produkten und Dienstleistungen sind die Konsequenzen noch ernster, da es typischerweise um Produkthaftung und Gewährleistung geht. Da diese Mängel und Fehler in der Regel zeitverzögert auftreten, sind sie besonders schwerwiegend. Denn der Zeitaufwand, um die Ursache zu finden und zu beheben ist enorm, ebenso wie die finanziellen Verluste und die Folgeschäden durch die Beeinträchtigung des Unternehmensimages.
- Digitalisierung von Geschäftsprozessen und -bereichen
Heutzutage ist keine Branche und kein Unternehmen mehr von der sukzessiven fortschreitenden Digitalisierung ausgenommen. Gute Beispiele dafür sind die Zeiterfassung, Personalverrechnung und auch die Rechnungsfreigabe. Denn diesen operativen Tätigkeiten liegen die Personalstammdaten zugrunde. Dazu gehören etwa der Name, die Personalnummer, die Jobbezeichnung, die Vertragsart, die Abteilungszugehörigkeit, die Stufe der Hierarchie, die Vertragsart und jede Menge andere beschreibende und identifizierende Informationen. Diese Master Data sind die Grundlage für die korrekte Zeiterfassung und auch die vorschriftsmäßige Personalabrechnung.
Wenn die zugrundeliegenden Mitarbeiterstammdaten fehlerhaft oder unvollständig sind, werden Überstunden nicht richtig erfasst und abgerechnet, oder Mitarbeiter bekommen plötzlich zu wenig oder auch zu viel Gehalt. In diesen Fällen führt schlechte Stammdatenqualität immer zu Chaos und unzufriedenen Arbeitnehmern, die über kurz oder lang auch das Vertrauen in Ihr Unternehmen verlieren. Ähnlich verhält es sich bei der Rechnungsfreigabe, wenn der Prozess plötzlich abreißt, weil keine Vertretung definiert ist, niemand weiß, wer der nächste in der Reihenfolge ist oder schlicht und ergreifend der Nachfolger nicht bekannt ist. Wenn, das niemanden auffällt, zahlen Sie Mahnspesen und im schlimmsten Fall springt einer Ihrer Lieferanten auch ab. Die Folgen sind vielfältig und sowohl mit finanziellen Verlusten, hohem Zeitaufwand und Imageschädigung verbunden.
- Strategische und operative Entscheidungen
Auch bei operativen und strategischen Entscheidungen haben Ihre Master Data einen hohen Stellenwert. Als Beispiel nehmen wir in diesem Fall die Stammdaten der Produktstückliste und der Ersatzteilliste, sowie eine bestimmte Qualifikation Ihrer Arbeitnehmer in der Produktion. Aufgrund von möglichen Lieferengpässen wurde angeordnet, die Lagermengen eines bestimmten Bauteils zu erhöhen. Dieses Teil wird sowohl für die Herstellung als auch als Ersatzteil benötigt. Allerdings fehlt in den Listen, die Sie vom Produktmanagement bekommen, bei einigen Artikeln dieser Bauteil. Deshalb wird die Erhöhung der Lagermenge zu niedrig angesetzt. Beim tatsächlich eintretenden Lieferengpass muss dann die Entscheidung getroffen werden, ob Sie Ersatzteillieferungen an Bestandskunden bedienen oder ob Sie die Produktion der betroffenen Produkte vorübergehend einstellen. In beiden Fällen haben Sie unzufriedene Kunden, finanzielle Verluste und Ihr Unternehmen trägt einen beträchtlichen Imageschaden davon. Ähnlich verhält es sich, wenn Sie die Produktionsplanung für das nächste Jahr machen und dabei mit einer Erhöhung des Verkaufsvolumens rechnen.
Dafür benötigen Sie aber in der Herstellung Mitarbeiter mit einer sehr spezifischen Qualifikation. Lauf Personalmanagement, sollten Sie die Produktionssteigerung mit dem aktuellen Personalstand abdecken können. Es kommt, wie es kommen muss und Ihr Verkauf floriert, nur stellt sich dann kurzfristig heraus, dass Sie die Herstellung nicht steigern können, da Ihnen die entsprechenden Fachkräfte fehlen. Bei einem Mitarbeiter war die Qualifikation irrtümlich eingetragen und bei der manuellen Konsolidierung und Analyse der Daten ist ein Fehler passiert. Auch hier treten wieder dieselben unangenehmen und weittragenden Folgen wie beim vorherigen Beispiel ein.
All das und noch einiges mehr lässt sich mit einer konstant hohen Stammdatenqualität verhindern und vermeiden. Was Sie dafür benötigen, ist leicht erklärt: unserMaster Data Managementmit der ständig verfügbaren, vollständigen, historischen und aktuellen 360° Sicht auf Ihre Geschäftsbereiche.
Damit haben Sie die für operative und strategische Entscheidungen benötigte hohe Qualität Ihrer Master Data. Von der ebenso Ihre operativen Geschäftsprozesse, Produkte, Services und die Digitalisierung profitieren. Davon abgesehen erschließen Sie das volle Informationspotenzial Ihrer Stammdaten und erhalten tiefe Einblicke in Ihre Geschäftsbereiche. Es klingt einfach und ist es auch.
Sie brauchen kein IT- oder Datenexperte zu sein, um mit unserem multi-domain Stammdatenmanagement zu arbeiten. Denn wir verfolgen einen No-Code Ansatz und bieten Ihnen ein benutzerfreundliches, intuitives Webinterface, um alle Stammdaten in Ihrem Unternehmen zu speichern, zu verwalten und zu teilen.
