Auch die fluffigsten, weißen Wolken, die vorbeiziehen, heiterten das Christkind nicht auf, denn seit Wochen scheitert die Vorbereitung der nächsten Weihnachtshochsaison an der Antwort auf diese einfache Frage: Die Menge an benötigten Fachkräften und ungelerntem Personal je Standort. Wie sehr sich die Engel in der Personalabteilung auch bemühten, bei jeder Berechnung kamen sie zu einem vollkommen anderen Ergebnis.
Erst vor ein paar Jahrhunderten war alles noch einfach, sinniert das Christkind vor sich hin. Wir waren ein kleiner lokaler Familienbetrieb, bei dem immer wieder auch Freunde ausgeholfen haben, und alles war viel überschaubarer. Dann wuchs plötzlich die Weltbevölkerung, es kam die Industrialisierung und nun zu guter Letzt die Globalisierung. Plötzlich ist Weihnachten ein weltweiter Feiertag und aus dem ehemaligen Familienbetrieb wurde eine Kette mit weltweiten Großbäckereien. Der Trend zur lokalen Produktion, veganer Ernährung und Lebensmittelunverträglichkeiten hat die jeweiligen Produktionsstätten dann noch komplexer gemacht. Es ging immer alles so schnell und es blieb kaum Zeit dafür, die einzelnen IT-Systeme für Personalmanagement und -verwaltung miteinander zu vernetzen. Seit Jahren, oder waren es doch Jahrzehnte, warnt der Leiter der Personalabteilung, Erzengel Paul, davor, dass dieses Datenchaos nicht länger gut gehen wird. So richtig ernst genommen hat das Christkind diese Warnungen bisher nicht, aber jetzt sieht es selbst ein, dass eine heterogene Datenlandschaft nicht dafür geeignet ist, solide, datengetriebene Entscheidungen zu treffen.
Es nützt alles nichts, trotzdem braucht das Christkind eine Lösung, die auch der Personalabteilung hilft. Denn die Engel haben vor lauter Stress schon hochrote Köpfe und schwirren hektisch hin und her. Auch wenn es immer etwas apokalyptisch anmutet, wir werden ein weltweites Krisenmeeting einberufen, um gemeinsam eine Lösung zu finden, denkt sich das Christkind. Denn die Produktion für bestimme Leckereien, wie etwa Christstollen und Lebkuchen, läuft bereits nach den Sommerferien an. Bis dahin muss feststehen, wie viele Fachkräfte und ungelerntes Personal je Standort letztes Jahr im Einsatz waren. Denn davon hängt auch die Anzahl der Sicherheitsfachkräfte, Sicherheitsvertrauenspersonen, Evakuierungsbeauftragter und Ersthelfer ab. Denn bei jeder einzelnen Großbäckerei sollen die Gefahren- und Sicherheitsbestimmungen eingehalten werden und die Personalsuche steht auch noch bevor.
Nur wenige Tage später ist es so weit und die Erzengel sind für das Krisenmeeting mit dem Christkind versammelt. Sie sind in hellster Aufregung, weil dieses Jahr die Einstellung der Mitarbeiter noch nicht begonnen hat, und langsam wird die Zeit knapp. Das Stimmengewirr legt sich nur allmählich und es dauert einige Minuten, bis das Christkind klar und deutlich zu hören ist. Nach kurzen, einleitenden Worten zur aktuellen, zugegebenermaßen misslichen Lage leitet es dazu über, dass heute zwei Gruppen unterschiedliche Ansätze ausarbeiten werden: eine Ad-hoc-Lösung und eine weitere Herangehensweise, die das aktuelle Problem mittelfristig und endgültig löst. Die erste Arbeitsgruppe wird vom Erzengel Paul geleitet und die zweite von seiner Vertretung Erzengel Emilia. Die Problemstellung und die Aufgabe werden genau erklärt, sobald die Erzengel auf den jeweiligen Konferenzwolken sind.
Den ganzen Tag bis spät in die Nacht, wechselt das Christkind zwischen beiden Konferenzwolken, um angespannt die Fortschritte der Arbeitsgruppen zu beobachten. Erst kurz vor dem Morgengrauen lösen sich die Arbeitskreise, erschöpft, aber zum Großteil zufrieden, auf. Nach einer kurzen Verschnaufpause treffen der Erzengel Paul und Emilia beim Christkind ein, um mit ihm die Ergebnisse der beiden Arbeitsgruppen zu besprechen. Paul umreißt kurz die Ist-Situation. Bäckereien sind ein sehr personalintensives Handwerk und das aktuelle Problem ist der heterogenen Datenlandschaft geschuldet. Jeder Standort hat sein eigenes IT-System für Personalmanagement und -verwaltung und in manchen Fällen gibt es nicht einmal das, sondern nur eine Tabelle. Da die Fluktuation besonders bei Aushilfskräften und ungelerntem Personal besonders hoch ist, sind die Aufzeichnungen in Dateien ziemlich unzuverlässig. Noch dazu ist die Datenqualität an jedem Standort sehr unterschiedlich und teilweise auch schlecht. Nichtsdestotrotz gibt es einen Vorschlag für die Auflösung des Chaos rund um die Personalstammdaten an den einzelnen Standorten. Bis Ende nächster Woche ermitteln die Erzengel gemeinsam mit ihren Personalabteilungen an jedem Standort, wie viele Fachengel und Aushilfsengel letztes Jahr angestellt waren und übermittelt diese Informationen an Paul und Emilia. Zusätzlich wurden zukünftige Mindestanforderungen festgelegt, welche Daten für Fachkräfte und Aushilfen erfasst werden. Dazu gehören etwa die persönlichen Kontaktdaten, Versicherungsnummer, Position, Qualifikation, Standort und Arbeitsbeginn bzw. -ende.
Auch der Erzengel Emilia ist zu einem eindeutigen Ergebnis gekommen. Die Datenlandschaft ist heterogen, es gibt kaum Dokumentationen zu den wenigen vorhandenen Schnittstellen zwischen den IT-Systemen für Personalverwaltung und -management. Das Hauptaugenmerk liegt auf der weltweiten, standortübergreifenden Datenharmonisierung. Es soll ein zentrales Personalstammdatenmanagement System implementiert werden, das als zentrale Datenbasis, Daten-Hub und Arbeitssystem dient. Idealerweise ist ein Workflow- und Reporting-Tool integriert. Das erleichtert gleichzeitig auch die weltweite Zusammenarbeit und das Berichtswesen.
Das Christkind lehnt sich nachdenklich zurück und geht beide Vorschläge noch einmal in Gedanken Schritt für Schritt durch. Dann atmet es tief durch und schaut die Erzengel Emilia und Paul an, und sagt: „Genauso machen wir das. Setzt bitte sofort die Projektgruppen auf und erstellt danach das Lastenheft mit allen Anforderungen für die Suche nach einem geeigneten Anbieter.“
Erleichtert, wenn auch etwas erschöpft, fliegen die Erzengel Paul und Emilia zur Personalabteilungswolke und schicken die Termine und Informationen aus. Denn je schneller sie loslegen, umso rascher haben Sie eine endgültige Lösung für die Probleme, die durch die heterogene IT-Landschaft im Umfeld der Mitarbeiterstammdaten entstanden sind.
