Kaum ein Aufgabenbereich im Organisationsmanagement ist so komplex wie das Preboarding und das tatsächliche Onboarding. Dabei wird der Vorbereitungsphase zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn häufig nicht die Aufmerksamkeit geschenkt, die sie verdient hätte. Denn bereits da haben Sie die Möglichkeit bei Ihrem neuen Mitarbeiter einen ersten guten Eindruck als professioneller Arbeitgeber zu hinterlassen, oder ihn im schlechtesten Fall zusätzlich zu verunsichern, indem das Preboarding chaotisch oder auch unzufriedenstellend ausfällt. Denn nur wenn Sie den neuen Arbeitnehmer weiterhin von Ihrem Unternehmen überzeugen, wird er auch am ersten Arbeitstag erscheinen und bleiben.
Die größte Herausforderung ist die Fülle an administrativen Aufgaben, die es beim Preboarding eines Mitarbeiters zu erledigen gibt und die damit einhergehende Menge an Daten und Informationen. Der Schlüssel zum Erfolg ist dabei, diese Abläufe in einem IT-System zu zentralisieren und sie dabei auch zu standardisieren. Denn bei der Vorbereitung geht es in erster Linie um Personalstammdaten. Also jene beschreibenden, charakteristischen Informationen, die sich nur selten ändern. Dazu gehören etwa der Name, die Sozialversicherungsnummer, die Wohnanschrift, die Zeugnisse, der Personalausweis und die Bankverbindung. Das sind genau jene Daten und Informationen, die Sie für alle grundlegenden Formalitäten, die Vorbereitung von Arbeitsplatz, Equipment, Unternehmenskontaktdaten, Einschulungsplan und interne Informationstools benötigen.
In der Regel gehen die Anforderungen des Preboarding über die Standardfunktionen eines Personalverwaltungs- oder Personalinformationssystem hinaus. Bevor Sie sich jetzt ein weiteres IT-System zulegen, lesen Sie weiter. Denn unser Organisationsmanagement, hat eine integrierte Workflow-Engine mit Erinnerungsfunktion. Außerdem ist es sowohl Datendrehscheibe und Arbeitssystem für Ihr Preboarding als auch die ständig verfügbare, zentrale und vollständige Personalstammdatenbasis für Ihren kompletten Arbeitnehmer Lebenszyklus. Um die Enterprise Suite (das zentrale IT-System) zu bedienen, brauchen Sie keine Programmierkenntnisse, da wir einen No-Code Ansatz verfolgen und eine intuitive, webbasierte Benutzeroberfläche zur Verfügung stellen.
Bei der Implementierung Ihres individuellen Organisationsmanagements, werden Ihre Workflows nach Ihren bisherigen Arbeitsabläufen und -prozessen für Sie eingerichtet. Die Stammdaten Ihrer neuen internen und externen Mitarbeiter übernehmen Sie entweder per Schnittstelle oder Upload aus Ihren Personalsystemen, in denen sie bereits vorhanden sind, oder Sie geben die Stammdaten direkt in der Enterprise Suite ein. Aus diesen konsolidierten Arbeitnehmerstammdaten wird ein sogenannter Golden Record erstellt, der vollständig, homogen und korrekt ist. Er enthält alle Daten und Informationen, die Sie von Ihrem externen und internen Mitarbeiter benötigen. Zusätzlich wird in der Goldright Enterprise Suite auch automatisch hinterlegt, woher welche Datenelemente und Dokumente kommen. Damit ist jederzeit die Nachverfolgbarkeit sichergestellt und Sie können bei Datenschutzanfragen auch detaillierte Auskunft geben. Darüber hinaus werden Änderungen und Ergänzungen Ihrer Arbeitnehmerstammdaten immer automatisch mit Zeitstempel gespeichert. Auf diese Weise verfügen Sie über einen Zeitstrahl, in dem sich die zeitbezogene Datenansicht Schicht für Schicht übereinanderstapelt – und so rufen Sie jederzeit auch historische Personalstammdaten auf.
Das Kernstück Ihres Organisationsmanagements ist der optimale und durchgehende Datenschutz Ihre sensiblen internen und externen Arbeitnehmerstammdaten bereits beim Preboarding. Denn in der Enterprise Suite steuern Sie zentral bis auf die Ebene von einzelnen Datenelementen und Dateien, welcher User Bearbeitungs- und Zugriffsrechte erhält. Diese Berechtigungen greifen auf alle Funktionen, wie etwa die webbasierte Benutzeroberfläche, die integrierte Workflow- und Reporting-Engine. Ebenso feingranular ist die integrierte Datendrehscheibe mit leicht zu konfigurierenden Schnittstellen, mit denen Sie selbst festlegen, welche Datenelemente oder -sätze in ein anderes System übergeben werden. Nach diesem Initial-Setup geht es dann an die tägliche Arbeit im Umfeld Ihres Preboarding. Dabei werden Sie und Ihre Kollegen bei jedem Schritt von den eingerichteten Workflows unterstützt. Jeder arbeitet Schritt für Schritt seine Aufgaben ab, und damit nichts vergessen wird, gibt es individuelle Erinnerungsfunktionen. So erledigen Sie bereits vor dem ersten Arbeitstag alle administrativen Aufgaben und haben vollständige Unterlagen zu Ihren neuen Mitarbeitern. Diese Daten geben Sie bei Bedarf in andere Systeme weiter, wie etwa die Lohnverrechnung, das Organisationsverzeichnis im Intranet oder Ihr Personalverwaltungssystem. Natürlich ist es auch möglich, Freigabeprozesse oder andere Kontrollprinzipien in Ihre Workflows zu berücksichtigen. Auf diese Weise erledigen und überwachen Sie auch abteilungsübergreifende Aufgaben des Preboarding zentral. Aufgrund der Mehrsprachigkeit Ihres Organisationsmanagements sind Sie auch bestens für die internationale Zusammenarbeit gerüstet.
Je komplexer Ihr Onboarding-Prozess ist, umso eher profitieren Sie von der Implementierung eines Organisationsmanagements. Denn Sie werden über das Preboarding hinaus auch beim Onboarding selbst und allen weiteren Schritten des Employee Life Cycle Managements unterstützt. Neben der Digitalisierung und Standardisierung Ihrer Prozesse im Umfeld des Human Resource Managements, profitieren Sie auch immer von einer zentralen und vollständigen Datenbasis für Personalstammdaten.
