Der Single Point of Truth (sog. einziger Punkt der Wahrheit) klingt im ersten Moment mythisch. Er ist es aber ganz und gar nicht, da sein Ursprung in der IT liegt. Gemeint ist damit eine allgemeingültige, fehlerlose und zuverlässige Datenbasis, in der Ihre Stammdaten zentral konsolidiert, gespeichert, bearbeitet und geteilt werden. Normalerweise kommt beim Stammdatenmanagement (sog. Master Data Management) eine All-In-One Enterprise Suite (sog. Unternehmenssoftware) zum Einsatz. Da sie der einzige Punkt ist, wo Stammdaten zu bestimmten Geschäftsbereichen Ihres Unternehmens verfügbar sind, bezieht sich Ihr komplettes Berichtswesen darauf. Dadurch hat Ihr ganzes Unternehmen ein einheitliches Datenverständnis, wodurch auch alle Stammdaten konsistent interpretiert werden. Auf diese Weise treffen Sie solide, datengesteuerte, operative und strategische Entscheidungen.
Damit Sie sich immer auf Ihre Stammdaten verlassen können, ist es empfehlenswert auf eine ständig verfügbare, revisionssichere All-In-One Enterprise Suite zu setzen. In ihr werden Stammdatensätze gebildet, gespeichert, bearbeitet und geteilt. Um den Anspruch der Revisionssicherheit gerecht zu werden, muss die zentrale Unternehmenssoftware drei Anforderungen erfüllen:
- Zusammenführung der Stammdaten
In der zentralen Enterprise Suite werden anhand Ihres individuellen Stammdatenmodells, aus allen verfügbaren Datenquellen und Dateien Stammdatensätze (sog. Golden Records) mit allen relevanten, verbalen und numerischen Datenattributen gebildet. Dubletten werden dabei automatisch erkannt und nach vordefinierten Regeln im integrierten Workflow-Tool bereinigt. Diese vollständigen, homogenen und fehlerfreien Golden Records sind qualitativ hochwertig und bestens dafür geeignet den Informationsbedarf von spezifischen Anforderungen und Aufgaben in den jeweiligen Abteilungen zu erfüllen. Denn je kleiner Ihre Informationslücke ist, desto besser ist Ihre Stammdatenqualität und desto effizienter und fehlerfreier sind auch die darauf aufbauenden Geschäftsprozesse und -abläufe.
- Zentrale, nachvollziehbare Speicherung der Stammdaten
Damit Ihre Golden Records ständig verfügbar sind, werden Sie in der zentralen Enterprise Suite (sog. Unternehmenssoftware) gespeichert. Auf diese Weise greift Ihr ganzes Unternehmen auf ein und dieselbe zuverlässige und vollständige Datenbasis zu. Damit es keine Unklarheiten bezüglich der Korrektheit der Stammdatensätze gibt, wird für jedes einzelne Datenattribut automatisch die Quelle mitgespeichert.
Damit der Datenschutz, die Geheimhaltung und die interne Compliance sichergestellt sind, werden in der Enterprise Suite zentrale, benutzerdefinierte Zugriffsrechte festgelegt. Diese gelten für alle Funktionen und Tools in der ganzen Unternehmenssoftware und sind sehr feingranular, bis auf die Ebene von einzelnen Datenattributen, definierbar. So ist durchgehend sichergestellt, dass Ihre Stammdaten trotz ständiger, zentraler Verfügbarkeit nicht in unberechtigte Hände kommen und im schlimmsten Fall sogar missbräuchlich verwendet werden.
- Dokumentierte Verwaltung der Stammdaten
Bei der täglichen Arbeit mit Ihren Stammdaten werden Änderungen und Ergänzungen an Ihrem zentralen Datenbestand automatisch erfasst und in einer eigenen Version, mit Benutzer und Zeitstempel oder Gültigkeit, gespeichert. Auf diese Weise ist die Bearbeitung transparent und jederzeit nachvollziehbar. Diese sogenannte Versionierung bietet außerdem den Vorteil, dass Sie nicht nur über aktuelle, sondern auch über historische, Ansichten Ihrer vollständigen Stammdatenbasis verfügen. Da nie etwas überschrieben oder unwiderruflich gelöscht wird, rufen Sie über den Versionsverlauf den Stand der Datenbasis zum gewünschten Datum auf. In dieser zeitbezogenen Ansicht sehen Sie alle Golden Records mit ihren Datenattribute, Dateien und direkte oder indirekte Relationen so wie Sie exakt zu diesem Datum waren. Auf diese Weise erfüllen Sie zeitgleich auch etwaige gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Die interne und externe Zusammenarbeit wird ebenfalls zentral in der Enterprise Suite organisiert. Dafür werden benutzerdefinierte Bearbeitungsberechtigungen, bis auf die Ebene von einzelnen Datenattributen, definiert. Diese gelten in der ganzen Unternehmenssoftware und damit auch im integrierten Workflow-Tool. In diesem werden, nach der Vorlage Ihrer bisherigen Prozesse und Arbeitsabläufe, durchgehend digitale Workflows eingerichtet. Zusätzlich setzten Sie bei Bedarf Erinnerungen oder richten Kontrollprinzipien, wie etwa für Freigaben und das Vier-Augen-Prinzip, ein. So haben Sie stets alles im Blick und sind über die Arbeitsfortschritte am Laufenden.
Mit einer gut ausgestatteten All-in-One Enterprise Suite stellen Sie die Revisionssicherheit Ihres Single Point of Truth für Ihre Stammdatenmanagements sicher. Denn mit diesen drei Punkten erfüllen Sie alle rechtlichen Anforderungen für die revisionssicher, digitale Aufbewahrung und Verwaltung und von Stammdaten: Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz.
In Alltagssprache übersetzt und zusammengefasst bedeutet das für Sie, Ihre Golden Records werden nach einem Datenmodell regelbasiert erstellt und zentral gespeichert und sind ständig verfügbar. Durch die automatische Dokumentation der Quelle wissen Sie immer, woher jedes Datenattribut ursprünglich kommt. Dubletten werden maschinell erkannt und über Workflows bereinigt. Die automatische Dokumentation von Änderungen am Datenbestand und der maschinelle Versionsverlauf unterliegen derselben chronologischen, zeitbezogenen Struktur. Sie rufen für jedes Datum ab Inbetriebnahme der Enterprise Suite den zum damaligen Zeitpunkt aktuellen Datenbestand auf, exakt und mit allen Details. Der Zugriff und die Bearbeitung sind für jeden Benutzer individuell beschränkt. Einsicht und Bearbeitung sind nur im Rahmen der gewährten Berechtigungen möglich. Wirklich jeder in Ihrem Unternehmen bezieht seine Stammdaten aus dieser zentralen Enterprise Suite (Single Point of Truth). Wodurch Sie von einem gemeinsamen Datenverständnis und der daraus resultierenden unternehmensweiten einheitlichen Interpretation profitieren.
Unser Stammdatenmanagement ist genau auf diese Anforderungen ausgerichtet. Zusätzlich ist es durch die benutzerfreundliche Weboberfläche auch von nicht IT-affinen Mitarbeitern leicht verwendbar und deshalb für den Einsatz in allen Geschäftsbereichen geeignet.
