Die Zusammenarbeit im Umfeld des Beteiligungsmanagements birgt hohes Einsparungspotenzial, trotzdem wird Ihr wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Denn in der Regel ist man bereits daran gewöhnt, dass die Dinge ihre Zeit brauchen. Das liegt daran, dass die bereichsübergreifende und teilweise auch internationale Zusammenarbeit per E-Mail und Checklisten koordiniert wird. Diese Herangehensweise funktioniert bis zu einer bestimmten Anzahl von Gesellschaften und Beteiligungen und wird danach durch einen unnötig hohen Verwaltungsaufwand, sehr schnell unwirtschaftlich.
Die bereichs- und länderübergreifende Zusammenarbeit stellt hohe Anforderungen an die damit verbundenen Arbeitsprozesse und -abläufe. Die größten Herausforderungen sind normalerweise die Schaffung einer zentralen, für alle zugänglichen Ablage, die Nachverfolgbarkeit und die durchgehende Einhaltung von rechtlichen Vorschriften und interne Compliance.
Dabei geht es auch anders. Die Grundvoraussetzung dafür ist die durchgehende Digitalisierung aller Arbeitsabläufe und -prozesse im Umfeld Ihres Legal Entity Managements (LEM) in einem zentralen IT-System. Unser Beteiligungsmanagement ermöglicht Ihnen genau das und noch einiges mehr. Denn aus unserer Sicht kommt es bei der Zusammenarbeit im Legal Entity Management auf folgende drei Punkte an:
1. Zentrale Stammdatenbasis
Wir haben bei fast allen Kunden bisher gesehen, dass es keinen zentralen Datenspeicher für die Informationen zu Ihren Gesellschaften und Beteiligungen gibt. Es gibt Einzeldateien, die mehr oder weniger gut gepflegt sind, und Ordner, wo zusätzliche Dateien gespeichert werden. Im schlimmsten Fall werden diese Daten per E-Mail zur Bearbeitung herumgeschickt. Da sind bei aller Sorgfalt über kurz oder lang eine schlechte Datenqualität und auch ein gewisses Maß an Chaos vorprogrammiert. Das ist durch die Implementierung der Enterprise Suite als zentrales IT-System für Ihr Legal Entity Management vermeidbar. Dabei arbeiten alle internen und externen Mitarbeiter immer mit derselben zentralen, korrekten und vollständigen Datenbasis Ihrer Gesellschaften und Beteiligungen. Denn in der Enterprise Suite speichern Sie zentral alle Datensätze und Dateien mit Zeitstempel oder Gültigkeit. Diese widerspruchsfreien Datensätze werden aus allen bisherigen Datenquellen und -systemen gebildet und werden, falls nötig auch mit Kennzahlen angereichert. Auf diese Weise teilen Sie in Ihrer Organisation und auch mit externen Beratern dieselbe, zeitbezogene und korrekte Datenansicht für alle Gesellschaften und Beteiligungen. Jeder hat Zugriff auf die Daten, die er für seine Arbeit benötigt und es gibt keine unterschiedlichen Datenstände und Versionen.
2. Workflows digitalisieren & standardisieren
Unsere Enterprise Suite ist das zentrale IT-System des Legal Entity Managements. Sie ist sowohl Arbeitssystem, Datendrehscheibe als auch Speicher- und Verwaltungssystem für Ihre Gesellschaften und Beteiligungen. Alle internen und externen Mitarbeiter arbeiten über Bereichs-, Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg in ein und demselben IT-System. Den individuellen Zugriff und die Bearbeitung steuern Sie über benutzerdefinierte Berechtigungen, die detailliert, bis auf die Ebene von einzelnen Datenelementen und Dateien festlegbar sind. Ihre bisherigen Arbeitsabläufe und -prozesse werden in der integrierten Workflow Engine abgebildet und danach von allen Beteiligten abgearbeitet. So weiß jeder, wer wann, was zu erledigen hat und Sie überwachen zentral die Arbeitsfortschritte. Außerdem setzen Sie jederzeit alle rechtlichen Vorschriften und geltenden Kontrollprinzipien durch. Denn auch Freigaben und das 4-Augenprinzip lassen sich problemlos mit dem Workflows umsetzen und nachverfolgen. Auf diese Weise digitalisieren Sie alle Aufgaben und Tätigkeiten im Umfeld Ihres Gesellschaft- und Beteiligungsmanagements und standardisieren zeitgleich auch die damit verbundenen Workflows. Abhängig von Ihrer Datenmenge reduzieren Sie dadurch bereits mittelfristig den Verwaltungsaufwand und die dabei entstehenden Overhead-Kosten.
3. Nachverfolgbarkeit & Revisionssicherheit
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Vor allem, wenn es um Tätigkeiten und Aufgaben im rechtlich strengen Umfeld des Legal Entity Managements (LEM) geht. Denn auf Ihre Gesellschafts- und Beteiligungsstammdaten können Sie sich nur verlassen, wenn sie revisionssicher sind, d.h. manipulationsfrei, korrekt, nachverfolgbar und auffindbar sind. Die integrierte Workflow Engine und Reporting Engine, sorgen automatisch dafür, dass Sie diese Anforderungen erfüllen. Denn jeder hat nur wirklich auf die Daten und Dateien Zugriff, die er zum Arbeiten benötigt. Es ist zusätzlich streng geregelt, wer was bearbeiten darf. Außerdem wird immer automatisch die Herkunft von Datenelementen und Dateien gespeichert und auch bei Änderungen und Ergänzungen werden der User und der Zeitstempel hinterlegt. In der Enterprise Suite ist es nicht möglich, versehentlich etwas zu überschreiben oder zu löschen. Durch die Abspeicherung entstehen einzelne, zeitbezogene 360° Sichten auf Ihr vollständiges Beteiligungsportfolio. So wissen Sie jederzeit, wie ein bestimmter Datensatz oder auch die gesamte Datenbasis zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgesehen haben. Dadurch schieben Sie der Manipulation einen Riegel vor und verfügen mit wenigen Klicks über revisionssichere, stichtagsbezogene Datenansichten. Dieses Prinzip setzt sich auch in Ihrem Berichtswesen fort. Alles, was Sie für Berichte, Vergleiche, Analysen und grafische Darstellungen benötigen, ist bereits in der Enterprise Suite vorhanden. Mit den Workflows steuern Sie wieder die kooperative Zusammenarbeit beim Berichtswesen und Behalten auch Ihre Deadlines im Auge. Manuelle Berechnungen und Diagramme werden durch die digitale Unterstützung bei Ihrem Berichtswesen ersetzt. Dadurch erstellen Sie stets korrekte, revisionssichere Berichte, Auswertungen und grafische Darstellungen, ganz so wie Sie es gerade ad hoc oder für Stichtage brauchen.
Damit steht auf jeden Fall fest, dass die Zusammenarbeit im Umfeld Ihres Legal Entity Managements stark die Kosten, Revisionssicherheit und auch den Verwaltungsaufwand beeinflusst. Die durchgehende Digitalisierung Ihres Beteiligungsmanagements sorgt für mehr Effizienz und eine dauerhaft hohe Datenqualität. Damit bringen Sie Ihr LEM auf den nächsten Level und haben auch die nötigen Informationen, um fundierte, datengetriebene strategische und operative Entscheidungen zu treffen.
