Beteiligungsmanagement (BTM) ist nicht immer mit Revisionssicherheit und Zuverlässigkeit verbunden, wenn es mit Büro-Software und mit einer heterogenen Datenlandschaft betrieben wird. Diese Situation ist suboptimal und führt zu einer schlechten Datenqualität und die Historie fehlt oft vollständig. Zusätzlich sind Vorgänge bei Änderungen und Ergänzungen der Gesellschafts- und Beteiligungsstammdaten nicht nachvollziehbar und auch die Einhaltung von rechtlichen Vorschriften oder Kontrollprinzipien ist ungewiss. Das liegt einerseits daran, dass die Stammdatenpflege komplex, zeitaufwändig und fehleranfällig ist und andererseits, daran, dass die Datensätze teilweise unvollständig sind. Zusätzlich werden die Stammdaten (sog. Master Data) mühselig manuell konsolidiert und analysiert, was wiederum das Potenzial für Fehler birgt und nach dazu sehr zeitaufwändig ist.
Der Weg aus dem Chaos führt im Beteiligungsmanagement (sog. Legal Entity Management) über eine zentrale Stammdatenbasis bzw. Enterprise Suite. Diese All-In-One Unternehmenssoftware deckt alle Einsatzmöglichkeiten im Umfeld des Legal Entity Managements ab und vereint zentrale Datenspeicherung, Datendrehscheibe, Arbeitssystem, Workflow- und Reporting-System. Davon abgesehen integriert sie sich, unabhängig von Anbietern und IT-Systemen, in Ihre bestehende IT-Infrastruktur.
Zuallererst entwickeln Sie gemeinsam mit uns ein individuelles Stammdatenmodel. Anhand dessen werden regelbasiert aus allen bisherigen Quelldateien und Quellsystemen, alle relevanten Datenelemente zu einem zentralen, vollständigen und korrekten Stammdatensätzen (sog. Golden Record) für Ihre jeweiligen juristischen Einheiten zusammengefasst. Damit alles jederzeit nachverfolgbar ist, wird für jedes Datenelement und für jede Datei Ihrer Golden Records die Herkunft automatisch dokumentiert. Durch diese Datensynchronisation haben Sie einen ständig verfügbaren, homogenen und revisionssicheren Überblick über die Master Data Ihrer juristischen Einheiten.
Um die vollständigen Rahmenbedingungen Ihrer Golden Records zu erschließen, wird anschließend die Datenmodellierung durchgeführt. Dabei werden alle direkten und indirekten Beziehungen zwischen Gesellschaften, Beteiligungen, Mandaten und anderen juristischen Einheiten verständlich abgebildet. Auf diese Weise dokumentieren Sie auch verschachtelte und komplexe Beteiligungsstrukturen ab. Dadurch erhalten Sie außerdem auch Einblicke in die Beteiligungsverhältnisse von ausgewählten juristischen Einheiten und auch auf allen Ebenen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihre Golden Records mit internen Kennzahlen oder Informationen von Drittanbietern anzureichern. Damit haben Sie alle Stammdaten und Informationen immer zentral und auf einen Blick verfügbar.
Denn vollen Informationsgehalt Ihrer Golden Records erschließen Sie mit der automatisierten Änderungshistorie. Dabei werden alle Änderungen und Ergänzungen, maschinell, mit User und Zeitstempel oder Gültigkeit, gespeichert. Auf diese Weise entsteht für jeden einzelnen Tag, ab Inbetriebnahme der Unternehmenssoftware, eine individuelle, vollständige Datenansicht, in der alle Datenelemente, Dateien und Zusammenhänge so abgebildet sind, wie sie zu diesem exakten Zeitpunkt waren. Diese stichtagsbezogene, revisionssicher Änderungshistorie ist die erforderliche Datenbasis für konsolidierte Auswertungen, bei der automatisch auch die jeweils anzuwendende Berechnungsart berücksichtigt wird.
Im integrierten Reporting-System wird aus Ihren Golden Records, das für strategische und operative Entscheidungen benötigte datengesteuerte Wissen. Sie erhalten digitale Unterstützung bei der Erstellung von stichtagsbezogenen oder topaktuellen, vollständigen und zuverlässigen Berichten, Analysen, Exporte und grafische Darstellungen. Bei Bedarf übergeben Sie Datenelemente an externe Templates und erstellen so auch Soll-/Ist-Vergleiche oder Entwicklungsübersichten. Ihr ganzes Berichtswesen im Umfeld Ihres Legal Entity Managements bezieht sich immer auf diese eine zentrale, revisionssichere Datenbasis mit Ihren relevanten, vollständigen und homogenen Golden Records. Auf diese Weise ist jederzeit die Integrität Ihrer Gesellschafts- und Beteiligungsstammdaten sichergestellt und sie werden in der ganzen Organisation richtig und einheitlich verstanden und interpretiert. Darüber hinaus erhalten Sie mit Ihren Golden Records auch die revisionssichere 360° Sicht auf Ihr vollständiges Beteiligungsportfolio, mit Stichtagesbezug und allen erforderlichen Zusatzinformationen.
Für exzellentes Beteiligungsmanagement (BTM) brauchen Sie zusätzlich zu Ihren Golden Records auch die durchgehende Kontrolle über Ihre Master Data. Deshalb verfügt eine solide Legal Entity Management Software auch über detaillierte, benutzerdefinierte Zugriffs- und Bearbeitungsrechte, bis zu einzelnen Datenelementen und Dateien. Über das integrierte Workflow-System steuern Sie außerdem zentral die organisationsweite Zusammenarbeit. Dabei wird sichergestellt und gleichzeitig automatisiert dokumentiert, dass alle rechtlichen Vorschriften und internen Kontrollprinzipien (z.B. Vier-Augen-Prinzip) lückenlos eingehalten werden.
Bei Ihrem durchgehend digitalisierten Legal Entity Management dreht sich immer alles um ihre revisionssicheren Golden Records. Wobei gleichzeitig auch alle Grundprinzipien der Transparenz und alle Voraussetzung für Berichts- und Offenlegungspflichten eingehalten werden. Damit ist Ihr Beteiligungsmanagement langfristig gut und wettbewerbssicher aufgestellt und die Kosten bleiben planbar und überschaubar.
