Das Beteiligungsmanagement in Ihrem Konzern deckt ein weites Spektrum an verwaltenden, operativen und strategischen Aktivitäten und Handlungen ab. Dabei gilt es jederzeit allen für Ihr Organisation geltenden rechtlichen Verpflichtungen und internen Vorschriften vollumfänglich, über alle Abteilungen, Geschäftsbereiche und juristische Einheiten, nachzukommen. Die Machbarkeit, Steuerbarkeit und vor allem Überprüfbarkeit ist in der Praxis oft nur schwer durchsetzbar und läuft immer auf eine Kernfrage hinaus: Ist Ihr Beteiligungsmanagement wirklich durchgängig revisionssicher?
Eine webbasierte Beteiligungsmanagement-Lösung muss diese vier essenziellen Eigenschaften erfüllen, damit Sie nachhaltig und konsequent alle Kriterien der Revisionssicherheit in Ihrem Konzern realisieren:
1. Ordnungsgemäße und vollständige Ablage
Der Kernpunkt ist ein zentrales, modulares IT-System, das reibungslos über konfigurierbaren Schnittstellen und Uploads mit Ihrer bestehenden Datenlandschaft verschmilzt. Es dient dazu, aus Ihren bisherigen Datenquellen für alle Beteiligungen, Gesellschaften und juristische Personen vollständige, zuverlässige Datensätze mit allen wesentlichen Daten, Informationen, Dateien und Zusammenhängen zu bilden. Dabei wird automatisch die Herkunft der einzelnen Datenelemente dokumentiert. Ändernde und ergänzende Aktivitäten werden mit Workflows und Berechtigungen gesteuert und ebenso maschinell, mit dem User und dem Zeitstempel oder der Gültigkeit, aufgezeichnet. Da nie etwas im IT-System überschrieben wird, verfügen Sie über ein zeitbezogenes Archiv mit 360° Sicht auf Ihre Beteiligungsstruktur. So finden Sie mit wenigen Klicks, auch bei Namensänderungen oder Umfirmierung, immer punktgenau alle relevanten historischen, zukünftigen oder aktuellen Daten und Informationen.
Das integrierte Berichtswesen unterstützt Sie außerdem bei der Verarbeitung dieser zuverlässigen und vollständigen Datensätze zu Berichten, Analysen, Datenexporten und grafischen Darstellungen. Diese sind nach Bedarf für beliebige Stichtage oder auch ad-hoc für das aktuelle Datum nutzbar.
2. Evidente Berechtigungen und Schutz vor Manipulation
Ihre Beteiligung- und Gesellschaftsstammdaten sind zwar zentral und ständig verfügbar, aber nicht jeder erhält darauf uneingeschränkt Zugriff. Sie steuern über die webbasierte Benutzeroberfläche für interne und externe User die individuellen, präzisen Zugriffs- und Bearbeitungsrechte. Diese greifen direkt auf die angeschlossenen Workflows und das integrierte Berichtswesen. So haben Sie jederzeit alle Berechtigungen im Blick und die nachvollziehbare Dokumentation, mit User und Zeitstempel, erfolgt automatisch. Dieses Prinzip gilt für alle Modifikationen, Ergänzungen und Hinzufügungen, die im IT-System selbst, Usern, Datenelementen, Dateien, Informationen und Zusammenhängen durchgeführt werden. Selbst wenn diese ändernden oder ergänzenden Aktivitäten im Quellsystem durchgeführt werden, wird das im zentralen IT-System transparent, maschinell dokumentiert. Zusätzlich steuern Sie über Ihre individuellen Workflows die Zusammenarbeit, Freigaben und weitere allfällige Kontrollprinzipien. So verhindern Sie unrechtmäßigen Vorgangsweisen und vor allem die Manipulation Ihrer Beteiligungs- und Gesellschaftsstammdaten.
Bitte beachten Sie, dass die effektive Sicherheit Ihres Beteiligungsmanagements aber auch von der Betriebsart beeinflusst wird. Bei unserem Beteiligungsmanagement haben Sie die Wahl zwischen dem Betrieb in der Clou oder On-Premises.
3. Nachvollziehbarkeit und Transparenz bei allen Aktivitäten und Datenbewegungen
Um die Revisionssicherheit in Ihrem Konzern kohärent durchzusetzen, benötigen Sie Arbeitsabläufe und -prozesse, die auf Ihre Konzernstruktur, sowie auf die geltenden Vorschriften und Auflagen angepasst sind. Alle verändernden Aktivitäten und Bewegungen von Stammdaten werden automatisch gespeichert und es werden Details wie etwa Zeitstempel, User und Herkunft hinterlegt. Auf diese Weise verfügen Sie über eine zuverlässige, zeitbezogene Dokumentation. Diese Historie ist die Grundlage für allfällige Audits und auch für Ihr stichtagsbezogenes Berichtswesen.
4. Unverzügliche und ständige Verifizierbarkeit für Berechtigte
Für die Revisionssicherheit Ihrer Beteiligungs- und Gesellschaftsstammdaten ist ausschlaggebend, dass Ihr zentrales IT-System für Daten, User, Workflows, Berichtswesen, Datenübergabe und allfällige andere Funktionalitäten über einen zeitbezogenen, automatischen Speicher verfügt. Auf diese Weise werden alle ändernden und ergänzenden Aktivitäten, mit Datum, Benutzer und den weiteren allfällig erforderlichen Details gespeichert. Ebenso ist immer zusätzlich das Woher der Modifikation oder Erweiterung eindeutig dokumentiert und damit nachvollziehbar. Auf diese Weise decken Sie Uploads, Eingaben und Veränderungen direkt im zentralen IT-System und auch in Ihren Quellsystemen ab. Diese zeitbezogene, maschinelle Dokumentation ist außerdem für Berechtigte jederzeit abrufbar und einsehbar. So sind jederzeit die Veränderung, die Bewegung und der Fluss von Daten und Informationen in Umfeld Ihres Beteiligungsmanagements ständig verfügbar und explizit nachvollziehbar.
Resümee Beteiligungsmanagement
Unsere Lösung für Beteiligungsmanagement erfüllt diese und auch weitere Anforderungen. So schöpfen Sie auch Ihr Potenzial aus, um den Zeitaufwand bei der Zusammenarbeit und bei klassischen Verwaltungsaufgaben geringstmöglich und vorhersehbar zu halten. Ebenso sind Sie stets gut und rasch für Audits und auch allfällige ad-hoc Entscheidungen vorbereitet. Mit der revisionssicheren 360° Sicht auf Ihre vollständige Beteiligungsstruktur erreichen Sie das effektiv, was trotz alledem auch wichtig ist, Ihre strategischen und operativen Ziele.
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