Unabhängig davon, in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist, Ihre Mitarbeiter sind der Dreh- und Angelpunkt, der Ihr Geschäft am Laufen hält. Dementsprechend wichtig ist es für Sie, dass Ihre Arbeitnehmer eine langfristige Bindung zu Ihrem Unternehmen aufbauen. Deshalb ist es unabdingbar, die Laufbahn Ihrer Arbeitnehmer zentral und nachvollziehbar abzubilden. In allen Phasen des Employee Lifecycles fallen Stammdaten und Dokumente an, die in der Regel auf mehrere IT-Systeme, digitale Ablagen und behelfsmäßige Dateien verteilt sind. Um Ihre Mitarbeiter zeitgemäß zu begleiten und zu fördern, ist allerdings eine ständig griffbereite, zentrale und vollständige 360° Sicht Ihrer Arbeitnehmer und Ihrer Personalstruktur unabdingbar. Außerdem werden bestimmte Daten und Informationen auch von anderen Bereichen, Abteilungen, dem Management, dem Vorgesetzten und den Kollegen benötigt. Dabei sind die sensiblen Personalstammdaten unter Berücksichtigung des Datenschutzes individuell und zeitnah für ausgewählte anwendungsspezifische Verwendungszwecke zur Verfügung zu stellen.
Diesen Anforderungen steht oft eine heterogene Datenlandschaft gegenüber, die durch die Unterschiedlichkeit der Arbeitnehmerdaten, deren Entstehung und Erhebungsmethoden geschuldet ist. Denn in allen fünf Phasen des Arbeitnehmer-Lebenszyklus wird eine Vielfalt an Mitarbeiterstammdaten und -dateien gespeichert:
- Recruiting: Bereits bei der Personalbeschaffung erhalten Sie zahlreiche Daten von Ihren Bewerbern. Spätestens wenn Sie sich für die Anstellung eines Kandidaten entscheiden, benötigen andere Abteilungen, Bereiche und auch IT-Systeme diese zukünftigen Personalstammdaten, wie etwa Name, Kontaktdaten, Bankverbindung, Position, Abteilung, Gehalt und vieles mehr. Schon in diesem ersten Schritt sind in der Regel mehrere IT-Tools und Abteilungen involviert. Für die Ausschreibung selbst benötigen Sie zudem auch Daten in Form der Stellenbeschreibung, das Mindestgehalts und des Anforderungsprofils. Gewöhnlich sind auch diese Arbeitnehmerinformationen verteilt und teilweise auch mehrfach abgespeichert.
- Preboarding & Onboarding: In dieser Phase sollte alles für den Arbeitsbeginn vorbereitet werden, um ein rasche und unkomplizierte Einarbeitung zu ermöglichen. Dafür benötigen Sie von Ihrem zukünftigen Mitarbeiter vollständige Unterlagen, die fallweise auch wichtige Dokumente wie Arbeitserlaubnis und Visa beinhalten. Diese Personalstammdaten werden entsprechend intern abgelegt und auch an andere Abteilungen oder verbundene Unternehmen übermittelt. Auch für die Bereitstellung von Equipment, beruflichen Kontaktdaten und Arbeitsmitteln werden anwendungsspezifische Mitarbeiterstammdaten benötigt. Bei der Einführungsphase selbst entstehen wiederum Daten durch die Teilnahme an verpflichtenden Schulungen oder Feedback-Gespräche. Andererseits werden auch gleichzeitig Informationen benötigt, um den Ablauf zu überwachen und die Personaldaten etwa im Intranet oder Organisationsverzeichnis zu integrieren.
- Development: Mit Fortlauf des Arbeitsverhältnisses lernen Sie ihren Mitarbeiter immer besser kennen und Sie werden es ahnen, dabei entstehen wieder Arbeitnehmerstammdaten. Dabei geht es insbesondere um Talente, Kompetenzen und auch Potenziale, die das tatsächliche Aufgabengebiet betreffen als auch darüber hinaus gehen. Des Weiteren werden fallweise Vereinbarungen abgeschlossen und interne oder externe Zertifikate abgelegt. Zusätzlich dokumentieren Sie Nebentätigkeiten, wie etwa als Ersthelfer oder Brandschutzbeauftragter. Je besser Sie ihren Arbeitnehmer durch seine Stammdaten und Dateien kennenlernen, umso besser sind Sie auf die anschließende Phase der Weiterentwicklung vorbereitet.
- Retention: Jetzt gilt es, Ihre Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden und zu motivieren. Zweifelsohne entstehen dabei weitere Stammdaten und Dateien durch Mitarbeitergespräche, Beurteilung und fallweise Erhebungen. Je umfassender Ihr Gesamtbild des Arbeitnehmers ist, umso besser passen die vorgeschlagenen Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten. Denn nur wenn Sie ihren Arbeitnehmer ganzheitlich fördern, wird er weiterhin engagiert sein und sich aktiv einbringen.
- Exit: Unabhängig von den Gründen, aus denen das Arbeitsverhältnis beendet wird, benötigen Sie und andere Bereiche unterschiedliche, anwendungsspezifische Personalstammdaten für die unkomplizierte und professionelle Gestaltung des Austritts. Diese werden etwa für Erstellung des Zeugnisses, die Checkliste für die Rückgabe von Arbeitsmitteln, die Endabrechnung und auch die Abmeldung von Versicherungen und Behörden benötigt. Dabei entstehen schlussendlich die letzten Mitarbeiterstammdaten und Dateien, die Sie entsprechend der Aufbewahrungsfrist in unterschiedlichen Tools und Ablagen speichern.
In allen fünf Phasen des Arbeitnehmer-Lebenszyklus profitiert sowohl Ihr Personal als auch Ihr Unternehmen von datengetriebenen Entscheidungsgrundlagen. Dadurch haben die Arbeitnehmerstammdaten eine tragende Rolle in allen Entscheidungsprozessen und das zu verwaltende Datenvolumen im Umfeld des Organisationsmanagements steigt unaufhörlich. Durch diese Anforderungen wächst aber ebenso die Anzahl der IT-Systeme, der Dokumentenablagen und schlussendlich auch der Zeitaufwand für alle Aufgaben.
Um dieser Tendenz entgegenzuwirken, braucht es typischerweise eine zügige und langfristige Lösung, die ohne zeitraubende Restrukturierung Ihrer Datenlandschaft implementiert wird. Wir haben unser Organisationsmanagement genau darauf ausgerichtet. Es konsolidiert und harmonisiert Ihre Arbeitnehmerstammdaten, dient gleichzeitig als Dokumentenablage, Daten-Hub und gegebenenfalls auch als Eingabesystem. Die Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft ist unabhängig von vorherrschenden Tools oder Anbietern möglich und Sie selbst benötigen keine IT-Kenntnisse, da Sie auf einer webbasierten Benutzeroberfläche arbeiten.
Damit ist Ihr Organisationsmanagement langfristig, konkurrenzfähig aufgestellt. Außerdem bleiben Ihre Kosten und Ihr Verwaltungsaufwand geringstmöglich. Mit der zentralen, datenschutzkonformen 360° Sicht auf Ihre vollständige Organisationsstruktur managen Sie alle fünf Phasen des Employee Lifecycles mitarbeiterzentriert und datengestützt.
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