Die Herausforderungen und Risiken durch strenge Reglementierungen beim Beteiligungsmanagement und in der Energiebranche kennen Sie sicher zur Genüge. Genauso wie die Tatsache, dass dieser Sektor von historisch gewachsenen Unternehmen, sowie von Fusionen und Zukäufen geprägt ist. Diese Faktoren führen in der Regel dazu, dass die Herausforderungen rund um die Verwaltung Ihrer Beteiligungen und Gesellschaften exponentiell mit der Datenmenge wachsen. Trotzdem gilt es die Ansprüche der Transparenz, der Aktualität, der Effizienz, sowie der internen und externen rechtlichen Bestimmung zu erfüllen.
Das klingt vielleicht im ersten Moment kompliziert und beschwerlich, ist aber nach unserer Erfahrung mit dem Beteiligungsmanagement gewöhnlich zeitnah und effizient umzusetzen. Denn unser Legal Entity Management ist genau darauf ausgerichtet und stellt Ihnen alles, was Sie brauchen, in einem IT-System (Enterprise Suite) zur Verfügung.
1. Vollständige, stichtagsbezogene Beteiligungs- und Gesellschaftsdaten in der Enterprise Suite.
Einer der Hauptnutzen bei der Einführung unserer Beteiligungsmanagement ist, dass Sie dadurch eine gemeinsame, vollständige und zuverlässige Datenbasis für all Ihre Beteiligungen und Gesellschaften haben. Die All-In-One Enterprise Suite ist der zukünftige Mittelpunkt für die Verwaltung und Pflege aller Stammdaten und Dateien. In Ihr werden über Uploads und bidirektionale Schnittstellen alle relevanten Datenelemente, Dateien und ggf. Kennzahlen zu vollständigen, fehlerfreien Stammdatensätzen konsolidiert. Zusätzlich bilden Sie auch die Anteile, Abhängigkeiten und Zusammenhänge zwischen allen Beteiligungen und Gesellschaften ab. Dadurch erhalten Sie die 360° Sicht auf Ihre Beteiligungsstruktur, mit allen Mandaten und direkten oder indirekten Beteiligungen, sowie allen erforderlichen Zusatzinformationen. Außerdem erschließen Sie mit unseren vier Datendimensionen das volle Informationspotenzial Ihrer Beteiligungs- und Gesellschaftsstammdaten. Auf diese Weise werden Ihre Daten zu Ihrem nützlichsten Vermögensgegenstand, um Ihre Unternehmensbeteiligungen ergebnisorientiert zu planen, zu steuern und zu überwachen.
2. Rechtskonforme Zusammenarbeit, Zugriff und Dokumentation mit Zeitbezug.
In der Enterprise Suite steuern Sie zentral und lückenlos die Bearbeitung und den Zugriff auf Ihre Beteiligungs- und Gesellschaftsstammdaten. Denn die Bearbeitungs- und Leseberechtigung sind präzise, bis auf einzelne Elemente eines Datensatzes, individuell festlegbar. Auf diese Weise stellen Sie durchgehend sicher, dass alle relevanten rechtlichen Vorschriften eingehalten werden. Die interne und externe Zusammenarbeit koordinieren Sie über für Ihre Mitarbeiter und Ihre Arbeitsabläufe maßgefertigte Workflows mit Erinnerungsfunktion. Damit digitalisieren Sie ihre bisherigen Arbeitsprozesse und setzen zusätzlich auch das 4-Augen-Prinzip, Freigaben und andere wichtige Abfolgen um.
Da alle Beteiligungs- und Gesellschaftsstammdaten, sowie Zusatzinformationen in einem System konsolidiert und abrufbar sind, erledigt es sich auch, dass etwas verlegt oder nicht mehr gefunden wird. In der Enterprise Suite haben Sie umfassende Suchmöglichkeiten von der normalisierten Volltextsuche in einzelnen Datenelementen oder -gruppen bis zu komplexen, kombinierten Suchanfragen. Dieselbe Systematik greift freilich auch bei Filtern. Durch den automatischen Versionsverlauf finden Sie Beteiligungen und Gesellschaften, inklusive aller Informationen, auch nach Namensänderungen wieder.
Statt wie bisher die Beteiligungs- und Gesellschaftsstammdaten in Dokumenten, Listen oder auch teilweise in Systemen zu verwalten und zu pflegen, führen Sie diese Arbeiten zentral auf der intuitiven, webbasierten Benutzeroberfläche der Enterprise Suite durch. Erforderlichenfalls besteht auch die Möglichkeit, bestimmte Teile dieser Stammdaten in den bisherigen Quellsystemen zu editieren. Der Vorteil der Goldright Enterprise Suite besteht darin, dass bei der Stammdatenpflege und -neuanlage nichts überschrieben wird. Für alle Details wie Datenelemente, Dateien und Zusammenhänge wird ein Versionsverlauf mit Zeitstempel und User erstellt. Wenn Sie eine Bearbeitung vorzeitig oder nachträglich erledigen möchten, weisen Sie einfach ein Datum für die Gültigkeit zu. Auf diese Weise entstehen für jeden einzelnen Tag komplette Ansichten Ihrer Beteiligungs- und Gesellschaftsstammdaten, so wie Sie zu diesem bestimmten Zeitpunkt waren. Diese stichtagsbezogenen Datenansichten schichten sich digital übereinander und sind jederzeit über das spezifische Datum, mit wenigen Klicks, abrufbar. Damit haben Sie ohne, dass Sie selbst etwas dafür machen müssen, eine revisionssicher, stichtagsbezogene Dokumentation (sog. Änderungshistorie) und die unverzichtbare Basis für aktuelle oder auch stichtagsbezogene Berichte, Analysen und Grafiken.
3. Stichtagsbezogenes Berichtswesen mit Automatisierung.
Ihre Berichte und Grafiken werden von uns ganz individuell nach Ihren bisherigen Vorlagen in der Reporting Engine erstellt. Gerne legen wir auch zusätzliche Berichte, Grafiken und Auswertungen bzw. Exporte nach Ihren Wünschen an. Damit greifen alle Bereiche und auch das Berichtswesen in Ihrem Unternehmen auf eine einheitliche, rechtssichere und stichtagsbezogene Datenbasis zu. Statt wie bisher Grafiken und Berichte manuell zu erstellen, erledigen Sie das nun zentral und effizient in der Reporting Engine. Dabei steuern Sie wie bei den Arbeitsabläufen zentral und trotzdem individuell die detaillierten Benutzer- und Zugriffsrechte bis auf die Ebene von einzelnen Datenelementen. Auf diese Weise stellen Sie auch im Berichtswesen sicher, dass alle rechtlichen Vorschriften lückenlos eingehalten werden, und jeder nur das sieht, was er auch sehen sollte. Davon abgesehen hat die Enterprise Suite auch alle Funktionen einer Datendrehscheibe und kann jederzeit Datensätze oder -elemente an andere IT-Systeme in Ihrer Organisation automatisiert übergeben. Damit fällt auch der bisher unsichere, umständliche Datenaustausch per E-Mail, Dateien und Uploads weg.
Zusammenfassung
Die Umsetzung klingt im ersten Moment zeitaufwändig, ist aber nach unserer Erfahrung effizient und zeitnah umsetzbar. Je eher Sie damit loslegen, umso schneller reduzieren Sie den Zeitaufwand bei der Zusammenarbeit und auch bei den klassischen Verwaltungsaufgaben, wodurch die Kapazitäten Ihrer Beteiligungsexperten wiederum für neue Aufgaben frei werden. Der aus unserer Sicht größte Gewinn sind aber nach wie vor ständig verfügbare, komplette, rechtssichere und aktuelle bzw. stichtagsbezogene Beteiligungs- und Gesellschaftsstammdaten. Außerdem erfüllen Sie durchgehend und nachverfolgbar alle Ansprüche der Transparenz, der Aktualität, der Effizienz, sowie der internen und externen rechtlichen Bestimmungen, die für Ihre Organisation gelten.
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