Die Hauptgründe, warum Frau Gruber so viel Unterstützung hat, sind einfach, aber wirkungsvoll: eine höhere Produktionssicherheit, der zentrale Überblick über das gesamte Personal aller Produktionsstandorte und zu guter Letzt die durchgehende Einhaltung des Datenschutzes bei den sensiblen Mitarbeiterstammdaten.
Obwohl das Projekt erst Anfang nächsten Jahres umgesetzt wird, hat der Einkauf bereits jetzt mit der Suche eines Anbieters begonnen. Bei der Ausschreibung hat sich Goldright erfolgreich durchgesetzt. Denn das Organisationsmanagement bietet noch drei weitere Pluspunkte:
1. Zentrale All-In-One Software
Das Organisationsmanagement ist sowohl zentrale Datenbasis als auch Arbeitssystem, Datendrehscheibe, Workflow- und Reporting-Tool. Zuerst werden aus den verfügbaren Datenquellen und Dateien alle relevanten Datenelemente und Dateien zu einem ausführlichen, fehlerfreien Stammdatensatz für jeden einzelnen Arbeitnehmer konsolidiert. Dabei wird immer automatisch die Herkunft der Datenelemente dokumentiert. Dubletten werden automatisch erkannt und über das Workflow-Tool bereinigt.
Der Datenschutz wird durch benutzerdefinierte Bearbeitungs- und Zugriffsrechte lückenlos eingehalten. Diese Systemberechtigungen greifen in der ganzen 4D Enterprise Suite und gelten damit auch für die integrierten Workflow- und Reporting-Tools. Auf diese Weise erledigen die Mitarbeiter der HR-Abteilungen alle Arbeitsprozesse und -abläufe im Umfeld Ihrer Arbeitnehmerstammdaten stets nachvollziehbar und transparent. Abgesehen davon erstellen sie mit digitaler Unterstützung ihre bisherigen Berichte, Exporte, Analysen und grafische Darstellungen mit aktuellen oder auch stichtagbezogenen Mitarbeiterstammdaten.
Falls es für bestimmte Datenelemente Ihrer Arbeitnehmerstammdaten bisher kein IT-System gab, dient die 4D Enterprise Suite als Arbeits- und Eingabesystem. Sollten bereits IT-Systeme verwendet werden, bleibt das auf Wunsch auch unverändert. Die zentrale Datenbasis des 4D Human Resource Stammdatenmanagements ist auch ein Daten-Hub, über den problemlos einzelne Datensätze oder -elemente an andere IT-Systeme, wie etwa die IT für das Identitätsmanagement, die Personalverrechnung oder das Organisationsverzeichnis im Intranet, übergeben werden.
2. Mitarbeiterzentrierte 360° Sicht auf die Organisationsstruktur
Durch die Stammdatenharmonisierung im Organisationsmanagement, gibt es einen ständig verfügbaren Überblick, welche Mitarbeiterstammdaten, wo und wie im Unternehmen genutzt werden. Alle Arbeitnehmerstammdaten sind über Standortgrenzen und IT-Systeme hinweg konsolidiert und auswertbar. Aufgrund des einheitlichen Aufbaus der Datensätze ist die Nutzung und Interpretation über alle Unternehmensstandorte hinweg eindeutig und konsistent.
Da außerdem auch Verbindungen, Abhängigkeiten und Hierarchien zwischen den Datensätzen und -elementen abgebildet werden, verfügt Frau Gruber zukünftig über eine mitarbeiterzentrierte 360° Sicht auf die gesamte Organisationsstruktur. Dadurch hat sie ständigen Zugriff auf die für datengetriebene, fundierte strategische und operative Entscheidungen nötigen Informationen. Zudem erkennt sie auch besser die Abhängigkeiten und die Zusammenhänge ihres gesamten Personalbestandes. Zusätzlich hat sie die nötigen Informationen, um ihren Mitarbeitern über alle Phase des Arbeitnehmer-Zyklus hinweg eine passende, persönliche Betreuung und Entwicklungsmöglichkeiten anzubieten, wodurch Frau Gruber nachhaltig die Fluktuation senkt.
3. Digitales, zukunftsfähiges Arbeiten & planbare Kosten
Das 4D HR-Stammdatenmanagement verfolgt einen No-Code Ansatz und ist zusätzlich modular aufgebaut. Es bietet ein benutzerfreundliches, intuitives Webinterface und dokumentiert Schnittstellen automatisch. Deshalb benötigen alle Mitarbeiter der Personalabteilungen keine IT-Fachkenntnisse und lediglich eine Schulung, wenn sie selbst kleine Änderungen und Erweiterungen an der 4D Enterprise Suite vornehmen möchten. Darüber hinaus ist das Organisationsmanagement unabhängig von Drittanbietern und integriert sich nahtlos in jede Datenlandschaft. Weiters bleiben die Kosten dauerhaft geringstmöglich und planbar.
Damit ist Frau Gruber auch gut für alle operativen Tätigkeiten im Umfeld des standortübergreifenden Organisationsmanagements gerüstet. Denn je besser die gesamten Arbeitnehmerstammdaten sind, desto sauberer und problemfreier laufen auch alle operativen Arbeitsabläufe und -prozesse.
