An sich ist Sabine Müller mit über 15 Jahren Berufserfahrung in verschiedenen Positionen im Beteiligungsmanagement versiert und auch ihren Arbeitgeber, einen namhaften Finanzdienstleister in ihrer Region, kennt sie schon lange. Aber seit einer Weile klappt alles nicht mehr so wie früher und dass, obwohl sie doch ein Team mit engagierten, erfahren Mitarbeitern hat. Die Komplexität und damit auch der Arbeitsaufwand sind mit der Anzahl der Beteiligungen, Gesellschaften und juristische Einheiten verständlicherweise mitgewachsen, sinniert Frau Müller zum x-ten Mal vor sich hin. Mit ihrem dringenden Anliegen nach mehr Personal oder einem anständigen IT-System stößt sie allerdings nach wie vor auf wenig Gehör. Dabei steigt nicht nur der Stresspegel in ihrem Fachbereich bei jeder Anfrage und jedem weiteren Bericht, sondern auch das Risiko. Universelle Büro-Software und Systeme, die generell im Konzern für die tägliche Büroarbeit verwendet werden, sind nur bedingt für die zuverlässige und revisionssichere Beteiligungsverwaltung geeignet. Bei aller Sorgfalt ist bei der jetzigen Arbeitslast, ein Fehler nur mehr eine Frag der Zeit. Wenn das dann auch noch bei einer der diversen Offenlegungspflichten passiert oder eine strategische Entscheidung betrifft, ist ein Schaden für ihren Konzern unvermeidbar.
Zudem wird die Liste mit absichernden Rückfragen, Bedenken und Bitten um rasche Bearbeitung jeden Tag länger. Einige Informationen sind aber schlicht und ergreifend gar nicht verfügbar und andere wiederum nur mit enorm hohem Zeitaufwand ermittelbar. Aktuell hätte Sie ganz frisch heute Vormittag folgendes bekommen und Sie bzw. Ihr Team soll das möglichst vorrangig und dringend bearbeiten:
- Das Controlling möchte wissen, ob die Beteiligungsstruktur im Anhang der Letztstand ist, ob die KPIs korrekt sind und sie hätten noch gerne eine Version ohne bestimmte KPIs, um Sie an die jeweiligen Unternehmen zu versenden. Da die Liste lang ist und die Struktur mit der Hand gezeichnet wird und auch die KPIs manuell eingetragen werden, wird das leider länger dauern. – Bis wir damit fertig sind, könnten wir schon wieder fast die Kennzahlen vom folgenden Monat eintragen, denkt sich Frau Müller.
- Einer der Bereichsleiter möchte wissen, wer ein Mandat vor drei Jahren hatte, bei einer Gesellschaft, die inzwischen umfirmiert hat. – Da werden wir wohl ein Quäntchen Glück und das überaus gute Gedächtnis von Herrn Schmidt brauchen, geht es ihr durch den Kopf. Ob er es aber so genau auf Tag, Monat und Jahr weiß, ist eher unwahrscheinlich.
- Der Geschäftsführer braucht dringend ganz spezifische Informationen zu der Beteiligung, die erst unlängst dazu gekommen ist. – Da zuckt Frau Müller unwillkürlich zusammen – das ist noch gar nicht in der Struktur und wir müssen alles neu berechnen und auch manuell zeichnen.
Das wird wieder einmal knapp und für eine Kontrolle bleibt wahrscheinlich wieder keine oder kaum Zeit. Mit diesem Gedanken im Hinterkopf, beginnt sie sofort die Arbeit aufzuteilen. Aber all das Jammern wird nichts ändern, sie schickt anschließend gleich den langen überfälligen Termin für den Workshop aus, um die Anforderungen und Eigenschaften einer zuverlässigen, revisionssicheren Beteiligungsmanagement-Lösung gemeinsam auf Konzernebene, zu ermitteln. Denn immerhin geht es nicht nur um ihren Fachbereich, viele andere Abteilungen, Bereiche, Gesellschaften arbeiten genauso im Umfeld des Beteiligungsmanagements und sind auf zuverlässige, revisionssichere Daten und Informationen angewiesen.
Gedacht, getan und der Workshop wurde mit überraschend positiver Resonanz von allen Eingeladenen angenommen. Jetzt macht sich Frau Müller auch noch gleich an die Vorbereitung. Denn erst mit diesen Ergebnissen kann Sie ein überzeugendes Management Summary erstellen und mit der entsprechenden positiven Zustimmung vorausgesetzt die weiteren nötigen Schritte und auch Ressourcen planen.
Teil 2: Ein großer Schritt in Richtung Zukunft – digitales Beteiligungsmanagement. ››
Teil 3: Der erste Monat mit dem Beteiligungsmanagement im flächendeckenden Live-Betrieb. ››
