Das Preboarding ist eine der sensibelsten und komplexesten Phasen im Arbeitnehmer Lebenszyklus. In der kurzen Vorbereitungsphase zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag sind jede Menge Aufgaben und Tätigkeiten zu erledigen. Das Spektrum ist dabei sehr breit und umfasst etwa administrative Agenden, diverse Formalitäten, Terminkoordination, Vorbereitung der Mitarbeiterschulung, des Arbeitsplatzes, des Willkommen-Pakets und der restlichen Ausstattung. Je nachdem, in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist, kommen sicher auch noch andere Aufgaben dazu.
Dabei stellen die interne Zusammenarbeit und die Einbindung des neuen Arbeitnehmers in das Preboarding die größte Herausforderung dar. Denn Checklisten sind nur bis zu einem gewissen Arbeitsaufkommen hilfreich. Denn wenn jetzt Fehler passieren, verunsichert das Ihren zukünftigen Mitarbeiter unter Umständen so sehr, dass er es sich noch einmal anders überlegt. Da reicht es schon, wenn der Ablauf aus externer Sicht chaotisch und langwierig wirkt, weil Sie sich eventuell mehrmals mit unterschiedlichen Fragen zum selben Thema an ihren neuen Arbeitnehmer wenden. Ebenso störend sind unklare Abläufe und lange Pausen, bis man zum ersten Mal etwas von seinem neuen Arbeitgeber hört.
Damit es erst gar nicht so weit kommt und sich der Zeitaufwand für die Routinetätigkeiten im Umfeld des Preboarding in Grenzen hält, digitalisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe und Prozesse. Unser Personalstammdatenmanagement ist zeitnah implementierbar und eine All-in-One-Lösung, die außerdem auch alle anderen Phasen des Employee Lyfe Cycle abdeckt.
Je größer die Anzahl der neuen Arbeitnehmer ist und je komplexer Ihr Preboarding ist, umso rascher profitieren Sie von diesen drei Vorteilen unseres Organisationsmanagements:
1. Standardisierung und Digitalisierung
Der Schlüssel zu Ihrem Erfolg liegt in der Standardisierung und Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe und -prozesse im Umfeld des Preboarding. Dabei unterstützt Sie die in unser Organisationsmanagement integrierte Workflow-Engine, mit der Sie Ihre Prozesse zentral managen. Mit ihr überwachen und verwalten Sie den Status aller Aktivitäten im Umfeld der Vorbereitung des Arbeitsbeginns zentral in einem einzigen IT-System. Denn das interne und externe Employee Engagement wird bereits in dieser frühen Phase des Employee Lyfe Cycle mitbestimmt. Deswegen ist es besonders wichtig, jederzeit alle Aktivitäten im Blick zu haben und die Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen und Geschäftsbereiche zu optimieren. Denn erst dadurch steht einer reibungslosen und lückenlosen Arbeitsvorbereitung nichts im Weg, ganz unabhängig davon, wie viele Arbeitnehmer gleichzeitig anfangen.
2. Höhere Effizienz und niedrigere Kosten
Durch die Digitalisierung Ihrer Workflows im Umfeld Ihres Preboarding erhalten Sie einen guten Rundumblick über das Geschehen und zeitgleich sind Sie bei diesen Routinetätigkeiten bedeutend effizienter. Wieso ist schnell erklärt, jeder weiß ganz genau, wann, was zu erledigen ist. Langwierige E-Mails und Checklisten fallen weg und ebenso alle damit verbundenen Unklarheiten. Infolgedessen reduzieren Sie nachhaltig den Zeitaufwand und damit auch die Kosten für Ihr Preboarding. Damit haben Sie mehr Zeit für das nachfolgende Onboarding und die Betreuung Ihres bestehenden Personals.
3. Frühe Bindung an Ihr Unternehmen
Je reibungsloser und strukturierter Ihr Preboarding abläuft, umso wahrscheinlicher wird es von Ihren neuen Mitarbeitern als positives Erlebnis wahrgenommen. Das stärkt bereits in dieser frühen Phase des Arbeitnehmer-Lebenszyklus die Wahrnehmung als professioneller Arbeitgeber, und damit die Bindung an Ihr Unternehmen. Wenn Sie sich bereits beim Preboarding gut um Ihr Personal kümmern, setzen Sie positive Signale, ein verantwortungsvoller Arbeitgeber zu sein, der wertschätzend mit seinen Mitarbeitern umgeht. Das stärkt von Anfang die emotionale Bindung und langfristig die Produktivität.
Mit dem Organisationsmanagement haben Sie von Anfang an alle Daten, Informationen und Dateien Ihrer internen und externen Mitarbeiter zentral und datenschutzkonform in einem System ständig griffbereit. Außerdem erleichtert die Abwicklung des Preboarding in der Enterprise Suite die Erstellung der vollständigen 360° Organisationsstruktur in der integrierten Reporting Engine. Mit sauberen Personalstammdaten schaffen Sie die optimalen Voraussetzungen für alle weiteren operativen Tätigkeiten im Umfeld Ihres Human Resource Managements und der Digitalisierung Ihres Unternehmens, wie etwa für das Identitätsmanagement oder die Rechnungsfreigaben.
