Heut ist es endlich so weit, die Geschäftsführung hat ein gemeinsames Meeting mit dem Management angesetzt, um eine Entscheidung betreffend die konzernweite Digitalisierung des Beteiligungsmanagements zu treffen. An sich ist alles fertig und gut aufbereitet, da der Workshop sehr eindeutige Anforderungen an ein neues, digitales Beteiligungsmanagement gebracht hat. Die Entscheidungsvorlage ist entsprechend klar und übersichtlich strukturiert, und die Vorteile für alle Bereiche überwiegen bereits mittelfristig. – Als Vorbereitung auf das Meeting geht Frau Müller die wichtigsten Punkte durch.
1. Revisionssicherheit
Bei diesem Punkt waren sich alle einig, vor allem als Finanzdienstleister ist es enorm wichtig durchgehend revisionssichere Beteiligungs- und Gesellschaftsstammdaten zu haben. Dadurch ergibt sich der Rest fast automatisch. Mit der Einführung eines zentralen IT-Systems für das Beteiligungsmanagement werden die benutzerdefinierten Zugriffs- und Bearbeitungsrechte gesteuert. Die Dokumentation wird über einen automatischen, zeitbezogenen Speicher für Daten, User, Workflows, Datenübergabe und allfällige andere Funktionalitäten generiert. Davon abgesehen gibt es eine zentrale, ständig verfügbare Datenbasis mit vollständigen, zuverlässigen Daten und Informationen für das Beteiligungsmanagement.
Die Vorteile liegen klar auf der Hand, und die bisherigen Risiken fallen dadurch größtenteils weg. Unrechtmäßigen Vorgangsweisen und vor allem Manipulation werden verhindert. Außerdem sind die Veränderung und der Fluss von Daten und Informationen im Umfeld des Beteiligungsmanagements transparent und auch effektiv nachverfolgbar. Abgesehen davon gibt es ein zeitbezogenes Archiv mit 360° Sicht auf die komplette Beteiligungsstruktur. Das spart viel Zeit sowohl beim Berichtswesen als auch bei der Reaktionszeit auf Anfragen.
2. Effiziente, konzernweite Zusammenarbeit
Klare Workflows mit eindeutigen Zugriffs- und Bearbeitungsrechten, die durchgehend sicherstellen, dass alle für den Konzern geltenden rechtlichen Vorschriften eingehalten werden. Zusätzlich sind alle ändernden und ergänzenden Aktivitäten nachverfolgbar und werden mit einem Zeitstempel versehen. Jeder weiß, was wie und wo zu tun ist und wird ggf. automatisch erinnert. Zusätzlich ist auch klar welche Datenelemente in welchem System bearbeitet werden und es wird auch nichts mehr überschrieben, damit gibt es eine durchgehende, korrekte Historie. Außerdem werden so auch Daten und Informationen bei Umfirmierungen und Namensänderungen problemlos wiedergefunden.
Die Beteiligungs- und Gesellschaftsstammdaten sind zuverlässig, vollständig und zentral verfügbar. Jeder sieht nur das, was er sollte und die rechtlichen Vorschriften und Kontrollprinzipien werden immer umgesetzt. Damit wird das Risiko eine falsche Auskunft zu geben, oder im schlimmsten Fall gar einen Fehler bei den Offenlegungspflichten zu machen geringstmöglich. Mit klaren, verständlichen Arbeitsabläufen wird auch der Zeitaufwand für klassische Verwaltungsaufgaben, für die Datenaufbereitung und -übermittlung weiter reduziert.
3. Stichtagsbezogenes Berichtswesen
Für Frau Müller und ihr Team das absolute Highlight, die Aussicht auf zeitbezogene, ordnungsgemäße Berichte, Grafiken, Analysen und Exporte. Dabei in einer webbasierten Benutzeroberfläche arbeiten, die ihr Team beim Berichtswesen unterstützt. Damit verkürzt sich die Reaktionszeit und auch der Zeitaufwand erheblich. Stichtagsbezogene, korrekte Berichten und auch ad-hoc Auswertungen steht nichts mehr im Weg. Außerdem wird wieder gesteuert, wer welche Informationen sehen darf und das wird 1:1 auf Berichte, Grafiken und Analysen bzw. Exporte umgelegt. Das Risiko für ungewollte Information-Leaks wird so drastisch reduziert. Zu guter Letzt ist auch niemand mehr von der IT abhängig, einer intuitiv zu bedienenden Benutzeroberfläche sei Dank.
Die Entscheidung für ein konzernweites, digitales Beteiligungsmanagement wurde einstimmig getroffen. Damit ist für Frau Müller das Ziel klar und auch der Zeitrahmen, maximal sechs Monate für die Suche und Auswahl eines Anbieters. Ab dieser Entscheidung ungefähr neun Monate oder maximal ein Jahr bis zum Endziel „Go-live und Rollout im ganzen Konzern“. Genauer lässt sich das aktuell noch nicht sagen, da die benötigte Zeit für die Umsetzung stark vom Datenvolumen, von der Datenqualität und der Komplexität des zugrundeliegenden Stammdatenmodells abhängt. Kurz zusammengefasst ist die Ausgangssituation wie folgt: viele Daten, sehr schlechte Qualität (teilweise unvollständig) und mittlere bis hohe Komplexität für das Datenmodell. Aber jetzt macht sie sich erst einmal daran, mit der Unterstützung der IT, das Lastenheft zu erstellen. Das Angebot zu helfen, kam ganz unerwartet und mit dem Argument, dass man sich so mittelfristig auch dort Zeit und vor allem weitere Schnittstellen erspart.
Teil 1: Typisch Beteiligungsmanagement – nichts als Mühsal, Stress und Risiko? ››
Teil 3: Der erste Monat mit dem Beteiligungsmanagement im flächendeckenden Live-Betrieb. ››
