Gibt es für Ihre Beteiligungs- und Gesellschaftsstammdaten kein IT-System und konsolidieren Sie weitere Daten und Kennzahlen mühsam aus mehreren Systemen oder Tabellenprogrammen? Dann kennen Sie die täglichen Herausforderungen und die Risiken, die in diesem heterogenen, rechtlich strengen Umfeld beim Legal Entity Management (LEM) entstehen. Diese nehmen sowohl mit der Zeit als auch mit wachsender Größe, Komplexität und Dynamik der Konzern- oder Holdingstruktur zu. Im besten Fall erklären Sie irgendwann, dass die gewünschte Information nicht sofort verfügbar ist, und im schlechtesten Fall entdecken Sie, dass jemandem ein Fehler unterlaufen ist.
Ihre 4D Beteiligungsstammdaten sind Vermögenswerte
Deswegen sehen wir ihre Beteiligungs- und Gesellschaftsstammdaten als das, was Sie im Grunde genommen sind: Ihr nützlichster Vermögensgegenstand, der maßgeblich zur Wertsteigerung Ihres Unternehmens beiträgt. Mit dem 4D Stammdatenmodell von Goldright entfalten Sie das volle Informationspotenzial, das in Ihren Daten steckt und haben immer Zugriff darauf. So nutzen Sie in Ihrer Organisation eine gemeinsame, vollständige und zuverlässige Basis für Ihre Stammdaten, in der jetzt auch die Zusammenhänge zwischen Beteiligungs- und Gesellschaftsdaten und Kennzahlen abgebildet werden. Über Zugriffsrechte und Workflows steuern Sie zentral die interne und externe Zusammenarbeit, auch über Länder- und Unternehmensgrenzen hinweg. Die 4D Enterprise Suite speichert außerdem einzeln alle Änderungen und Neuanlagen mit einem Zeitstempel ab. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, bei Bedarf einzelne Datensätze mit einer Gültigkeit zu versehen. Die dadurch entstehende stichtagbezogene, vollständige Datenansicht ist jederzeit auf Knopfdruck abrufbar. Trotzdem hat jeder nur Zugriff auf die Daten und Informationen, die tatsächlich gesehen werden dürfen. Wenn Sie international tätig sind besteht die Möglichkeit, Ihre Daten in der webbasierten Benutzeroberfläche in mehrere Sprachen, wie etwa Chinesisch, Französisch oder Englisch, anzulegen.
Datensynchronisation
Der erste Schritt ist die Einführung der 4D Enterprise Suite als einziges, zentrales IT-System für die Konsolidierung, Verwaltung und ggf. Bearbeitung Ihrer Beteiligungs- und Gesellschaftsstammdaten. Über Schnittstellen und Uploads werden dort alle Stammdaten (Master Data) Ihrer Beteiligungen, Gesellschafen, Personen und auch Dokumente konsolidiert und ggf. mit den benötigten Kennzahlen angereichert. Neuanlagen und Änderungen führen Sie manuell in der webbasierten Browseroberfläche der Goldright Enterprise Suite durch.
Datenmodellierung
In einem weiteren Schritt stellen Sie die Zusammenhänge zwischen den Datensätzen Ihrer Beteiligungen, Gesellschafen, Mandate, Gesellschafter, sowie den dazugehörigen Dokumenten und Kennzahlen her. Auf die gleiche Weise bearbeiten und verwalten Sie bei Bedarf auch Gremien, Sitzungen, Termine, Fristen und Protokolle. Über individuell einstellbare Zugriffsrechte steuern Sie bis auf die Ebene von einzelnen Datenelementen, Kennzahlen und Dokumenten wer was bearbeiten und sehen darf. Die Zusammenarbeit und Aufgabenverteilung regeln Sie über zentrale Workflows mit Erinnerungsfunktion. Dafür übernehmen bzw. passen Sie fallweise die bereits bestehenden Arbeitsprozesse an und weisen dann die einzelnen Arbeitsschritte den entsprechenden Personen zu. Damit ist der Initial Setup Ihres 4D Beteiligungsmanagement (Legal Entity Management) abgeschlossen und es werden auch durchgehend alle Vorschriften der EU-DSGVO, Compliance und Geheimhaltung eingehalten.
Evidente Änderungshistorie
Bei der täglichen Arbeit speichert die 4D Enterprise Suite automatisch einzeln ab wer wann welche Änderungen und Neuanlagen durchgeführt hat. Die Veränderung und Entstehung der einzelnen Datenelemente, Datensätze, Abhängigkeiten und Dokumente bleiben lückenlos erhalten und werden nicht wie in einer Tabelle oder einer Textdatei überschrieben. Sollten Sie einmal einen Eintrag vergessen haben, bearbeiten Sie nachträglich Dokumente, Abhängigkeiten, Datensätze oder -elemente mit „gültig ab“. Ebenso ist es möglich, bei der täglichen Arbeit oder vorab Änderungen, Ergänzungen oder Neuanlagen bei Stammdaten, Datenattribute, Relationen und Dateien mit „gültig ab“ oder „gültig bis“ einzutragen.
Stichtagesdatenansichten und -berichte
Auf diese Weise entstehen im Laufe der Zeit stichtagbezogene, vollständige Datenansichten, die sich wie bei einer Torte Schicht für Schicht übereinander legen. Das ermöglicht es Ihnen, sich für jedes gewünschte Datum in der Vergangenheit oder auch in der Zukunft eine zuverlässige und vollständigen Datenansicht Ihrer Beteiligungen und Gesellschaften aufzurufen, exakt so wie sie zu diesem Zeitpunkt war. So erstellen Sie, wann immer Sie möchten, auf Knopfdruck, stichtagbezogene automatisierte Berichte, Analysen und Exporte, die Sie vorab nach Ihren bisherigen Vorlagen einrichten lassen. Auch die Veränderungen der Konzern- bzw. Holdingstruktur sind auf Wunsch stichtagbezogen abrufbar. Für Sie bedeutet das mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben, da alle Standardreports, Charts und Grafiken unter Berücksichtigung der anzuwendenden Konsolidierungsart automatisch erstellt werden. Sie ordnen die Unterlagen und Exporte den jeweiligen Empfängern zu und stellen so wieder lückenlos sicher, dass die EU-DSGVO, Compliance und Geheimhaltungsregeln eingehalten werden.
Ihre Vorteile mit dem 4D Beteiligungsmanagement
Mit dem 4D Beteiligungsmanagement (Legal Entity Management) erschließen Sie den vollen Informationsgehalt Ihrer Beteiligungs- und Gesellschaftsstammdaten. Sie verkürzen Ihre Reaktionszeit bei Anfragen erheblich und senken trotzdem den Zeitaufwand, und damit auch die Kosten, für die Verwaltung und Pflege der Beteiligungen und Gesellschaften. In der Goldright Enterprise Suite stellen Sie für Intern und Extern eine gemeinsame, vollständige und zuverlässige Datenbasis für das Beteiligungsmanagement zur Verfügung und erleichtern die Zusammenarbeit. Trotzdem haben Sie immer die volle Kontrolle über Ihre Stammdaten, Dateien und Kennzahlen, wodurch Sie durchgehend die intern und extern geltenden rechtlichen Vorschriften einhalten. Mit den stichtagsbezogenen, rechtssicheren Datenansichten, Berichten und Exporten haben Sie immer den Zugang zu den benötigten Informationen für Meldungen und Berichte. So schaffen Sie die optimalen Voraussetzungen, um ihre operativen und strategischen Beteiligungsziele zu erreichen.
Was das 4D Beteiligungsmanagement sonst noch kann
Dabei ist und bleibt die Goldright Enterprise Suite so beweglich und agil wie Ihre Organisation und ist dabei auch technologisch nachhaltig. Die IT-Systeme in Ihrem Unternehmen, Gesellschaften und Beteiligungen bleiben unverändert. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, neue Systeme und Technologien ein- und anzubinden. Bei Bedarf passen Ihre entsprechend geschulte Mitarbeiter Ihr individuelles Datenmodell, Berichte und Schnittstellen an, oder Sie nutzen unseren Support. Beim Initial Setup bestimmen Sie, ob und welche Aufgaben Sie selbst übernehmen möchten, und ob das Projekt agil oder klassisch ausgerollt wird. Natürlich haben Sie mit dem 4D Master Data Management (MDM) auch später einmal die Möglichkeit Stammdaten (Master Data) in anderen Geschäftsbereichen zu verwalten und zu pflegen.
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