Vor allem der Energiesektor ist in der letzten Zeit einer steigenden Anzahl von Einflüssen aus dem Umfeld und der Gesellschaft ausgesetzt. Fast alle daraus resultierende Aspekte wirken sich direkt oder indirekt auf das Beteiligungsmanagement in Ihrer Organisation aus. Daraus gehen in weiterer Folge vielfältige externe und interne rechtliche Auflagen, der Ruf nach Transparenz, Umweltschutz und Effizienz hervor. In diesem Spannungsfeld kommen schlussendlich noch die schwierigsten Anforderungen hinzu, nämlich die der Aktualität, der Zuverlässigkeit und der Rechtssicherheit Ihres Berichtswesens für Beteiligungen und Gesellschaften. Die dabei entstehenden Kräfte sind durchwegs sehr gegensätzlich und herausfordernd. Deshalb haben wir für Sie drei Tipps zusammengestellt, wie Sie Ihr Beteiligungsmanagement effizienter und zeitgleich auch revisionssicher machen.
Je umfangreicher und schnelllebiger Ihre Gesellschafts- und Beteiligungsstruktur ist, umso komplexer und aufwändiger wird die Stammdatenpflege und die Zusammenarbeit. Dabei stoßen einfache Hilfsmittel und Notlösungen wie Dateien, Listen und E-Mail-Verteiler bald an Ihre Grenzen, da sie zeitraubend und auch fehleranfällig sind. Im Zuge dessen entsteht oft der Wunsch nach einem zentralen IT-System, um alle Beteiligungs- und Gesellschaftsdaten übersichtlich und nachverfolgbar zu konsolidieren, zu pflegen und zu bearbeiten. Damit haben Sie auch schon die wichtigsten Anforderungen an eine Beteiligungsmanagement-Lösung zusammengefasst.
1. Effiziente, digitale Zusammenarbeit
Unser 4D Beteiligungsmanagement erfüllt genau das und noch einiges mehr. Der Ausgangs- und Mittelpunkt für die Digitalisierung Ihres Beteiligungsmanagements mit allen Aufgaben ist unsere 4D Enterprise Suite. Sie lässt sich flexibel in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren, verfolgt einen No-Code-Ansatz (keine Programmierkenntnisse erforderlich) und ist On-Premise oder als Cloud-Lösung verfügbar. In ihr werden alle verfügbaren Daten, Dateien und Zusatzinformationen regelbasiert zu korrekten, zuverlässigen, einheitlichen und gemeinsam benutzbaren Gesellschafts- und Beteiligungsstammdatensätzen konsolidiert. Durch die einzigartige 4D-Perspektive erhalten Sie zusätzlich die 360° Sicht auf Ihre Beteiligungsstruktur und sichern sich nützliches Wissen.
Damit sind Sie auch schon bereit für die Digitalisierung Ihrer Arbeitsprozesse und -abläufe in der Workflow-Engine der 4D Enterprise Suite. In ihr richten wir für Sie die auf Ihre benutzerdefinierten, individuellen Workflows und Kontrollprinzipien ein. Mit detaillierten Zugriffs- und Bearbeitungsrechten, haben Sie jederzeit den Überblick und auch die durchgehende Kontrolle. Jeder weiß, was zu erledigen ist und spart viel Zeit ein. Mit den integrierten Erinnerungsfunktionen haben Sie auch alle Termine im Blick und nötigenfalls beziehen Sie auch Gremien, Sitzungen und die Vorbereitungsarbeiten für Ihr Berichtswesen in die Workflows mit ein.
Bei jedem Vorgang der internen und externen Zusammenarbeit entsteht eine maschinelle, zeitbezogene Dokumentation mit Zeitstempel und User. Für den Fall, dass Sie rückwirkend oder vorab Arbeiten erledigen möchten, benutzen Sie die Gültigkeit. Auf diese Weise entsteht auch, ohne Ihr Zutun, die vollständige, stichtagbezogene Datenbasis Ihrer direkten und indirekten Beteiligungen und damit die unverzichtbare Grundlage für Ihr digitales Berichtswesen.
2. Digitales, stichtagbezogenes Berichtswesen
Die in der 4D Enterprise Suite integrierte Reporting-Engine deckt alle bisherigen Aufgaben Ihres Berichtswesens ab, von der Erstellung von Beschlussvorlagen, betriebswirtschaftlichen Analysen bis zur umfassenden, regelmäßigen Berichtserstattung. Die dafür benötigten Grafiken, Strukturen und Exporte bereiten wir für Sie nach Ihren benutzerdefinierten Spezifikationen vor. Den erforderlichen Stichtagbezug stellen Sie mit wenigen Klicks her. Davon abgesehen steuern und kontrollieren Sie auch in der Workflow-Engine durchgehend den Zugriff auf diese Informationen. Für komplexe Abweichungsanalysen, wie etwa zwischen Ist- und Plan-Zahlen (auch Vorjahres-Ist-Zahlen oder Hochrechnungen), stehen ihnen auch grafische Auswertungen zur Verfügung. Damit haben Sie alle Aufgaben rund um Ad-hoc und Standardberichten durchgehend digitalisiert und greifen auf eine gemeinsame, korrekte, vollständige und zeitbezogene Datenbasis zu. Auch dadurch sparen Sie wieder dauerhaft jede Zeit und damit auch Kosten ein und sollte sich einmal etwas ändern, lässt sich das über die intuitive Benutzeroberfläche rasch anpassen.
3. Durchgehende Einhaltung von Rechtspflichten
So schließt sich der Kreis letztendlich bei der lückenlosen Einhaltung von rechtlichen Pflichten. In der 4D Enterprise Suite kontrollieren und steuern Sie lückenlos alle Aufgaben und Abläufe im Umfeld Ihrer Beteiligungs- und Gesellschaftsstruktur, wodurch Sie auch jederzeit sicherstellen, dass alle internen und externen rechtlichen Vorschriften eingehalten werden. Durch die gemeinsame Datenbasis profitieren Sie von der Nachverfolgbarkeit durch ihre Dokumentation und der rechtssicheren, historischen bzw. aktuellen 360° Sicht auf Ihre komplette Beteiligungsstruktur. Damit haben Sie auch zeitnah alle Informationen griffbereit, die Sie im Zuge der Transparenz, der Offenlegungspflichten oder auch für Umweltschutzoffensiven benötigen.
Zusammenfassung
Da uns Ihre langfristige Zufriedenheit am Herzen liegt, ist Ihr 4D Beteiligungsmanagement flexibel und modular aufgebaut. So reagieren Sie jederzeit auf Veränderungen mit den entsprechenden Anpassungen und Erweiterungen. Damit läuft Ihr Beteiligungsmanagement dauerhaft problemlos und mit geringstmöglichen Aufwänden und Kosten.
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