Die Komplexität des Beteiligungsmanagements (sog. Legal Entity Management) im Bauwesen wird oft unterschätzt. Aus diesem Grund sind oft nach wie vor herkömmliche Bürosoftware und -tools im Einsatz. Diese erfüllen aber nicht die Anforderungen des rechtlichen, strengen Umfelds in der Beteiligungsverwaltung. In der Regel sind die Prozesse und Abläufe im Umfeld des Beteiligungsmanagements sehr zeitaufwändig und fehleranfällig. Zusätzlich gibt es keine oder kaum historische Daten, die Berichte werden mühsam manuell erstellt und die Zusammenarbeit ist langwierig. Sobald noch der internationale Aspekt dazu kommt, stoßen die Behelfslösungen mit Bürosoftware und -tools rasch an ihre Grenzen.
Genau diese Gründe sprechen für eine Digitalisierung Ihres Beteiligungsmanagements (LEM) im Bauwesen. Denn damit sparen Sie langfristig viel Zeit ein und gewinnen gleichzeitig ein Vielfaches an Rechtssicherheit hinzu. Bei Gesprächen mit Interessenten und Kunden haben wir folgende drei Gründe ausgemacht, die eindeutig für die Digitalisierung Ihres Legal Entity Managements sprechen:
1. Revisionssicherheit & Dokumentation
Mit alltäglicher Bürosoftware und -tools ist es schier unmöglich, eine rechtssichere Dokumentation zu erstellen. Unser Beteiligungsmanagement speichert alle verändernden und ergänzenden Tätigkeiten an Ihren Gesellschafts- und Beteiligungsstammdaten automatisch in der zentralen Enterprise Suite. Dabei werden sowohl der User als auch das Datum, inkl. Uhrzeit und Zeitzone, automatisch mitgespeichert. Zusätzlich ist bei jedem Stammdatensatz automatisch, mit Zeitstempel hinterlegt aus welchem Quellsystem oder Quelldatei sie stammen. Dadurch haben Sie eine ständig verfügbare und durchgehende Dokumentation, auf die Sie natürlich nur mit entsprechenden Rechten zugreifen. Die strengen, individuell geregelten Zugriffsrechte, beugen generell Manipulation vor und ermöglichen die lückenlose Durchsetzung von rechtlichen Vorschriften, Kontrollprinzipien und der internen Compliance.
2. Zentrale & digitale Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit im Beteiligungs- und Gesellschaftsmanagement ist gewöhnlich von E-Mails mit Verteilern, komplizierten Dokumentenablagen und heterogenen Einzeldateien geprägt. Die Enterprise Suite ist ein All-In-One Tool und vereint Eingabesystem und Datendrehscheibe, sowie die zentrale Steuerung Ihrer Zusammenarbeit und Ihrer Arbeitsabläufe. Im Mittelpunkt stehen benutzerdefinierte Zugriffs- und Bearbeitungsrechte, die bis auf die Ebene von einzelnen Datenelementen und Dateien steuerbar sind. Diese greifen auf alle Datenelemente, Dateien, Workflows, Exporte und Berichte. Alle internen und externen Benutzer verwenden ein und dasselbe System. Dadurch greifen sie auch immer auf dieselbe zentrale, homogene und vollständige Datenbasis zu. Selbst die internationale Zusammenarbeit ist unkompliziert umsetzbar, da die Enterprise Suite mehrsprachig ist und auch Daten und Dateien mehrsprachig anlegbar und verwaltbar sind. Die Eingabe und Bearbeitung von Daten erfolgt über eine intuitive, webbasierte Benutzeroberfläche. Über diese werden bei Bedarf auch Schnittstellen angelegt, um Datensätze, einzelne Datenelemente oder Dateien an andere IT-Systeme zu übergeben. Das zentrale Herzstück ist die integrierte Workflow Engine, mit der Sie zentral die Zusammenarbeit steuern und überwachen. Dafür legen wir anhand Ihrer bisherigen Arbeitsprozesse und -abläufe, vollständig digitale Workflows, inklusive Erinnerungsfunktion, für Sie an. Damit weiß jeder, was wann zu erledigen ist und Sie haben immer alle Termine im Blick. Außerdem werden durchgehend alle internen Kontrollprinzipien (z.B. Vier-Augen-Prinzip) und alle geltenden rechtlichen Vorschriften eingehalten. Bei Bedarf verwalten Sie auch Ihre Gremien, Mandate und alle damit verbundenen Termine und Unterlagen zentral in der Enterprise Suite.
3. Revisionssicheres Berichtswesen & historische Daten
Die manuelle Erstellung von Berichten und den damit verbundenen Berechnungen ist sehr zeitaufwändig und oftmals fehlerbehaftet. Die in der Enterprise Suite integrierte Reporting Engine unterstützt Sie bei der Erstellung Ihrer Berichte. Aufgrund der automatischen Dokumentation haben Sie zusätzlich Zugriff auf ständig verfügbare, revisionssichere Datenansichten für jeden gewünschten Stichtag. Je nachdem, was Sie gerade brauchen, wechseln Sie zwischen aktuellen, vergangenen oder auch zukünftigen, vollständigen Datenansichten. Dabei greifen Sie für jedes Datum immer auf Ihre zentrale Datenansicht zu. Damit erstellen Sie jederzeit Ihre Berichte, grafischen Darstellungen und Exporte. Zusätzlich ist es möglich komplexe Vergleiche anzustellen oder Daten an externe Templates für umfassende, standardisierte Berichte zu übergeben. Außerdem erstellen Sie mit wenigen Klicks jederzeit die revisionssichere, vollständige 360° Sicht auf Ihre komplette Gesellschafts- und Beteiligungsstruktur, entweder mit aktuellen oder mit historischen Daten.
Je nach der Anzahl der Gesellschaften und Beteiligungen und der damit verbundenen Datenmenge reduzieren Sie bereits mittelfristig den Zeitaufwand für alle Tätigkeiten im Umfeld Ihres Legal Entity Managements. Zudem bleiben die Kosten und der Aufwand für die Verwaltung Ihrer Beteiligungen und Gesellschaften auch langfristig geringstmöglich und vorhersehbar. Der größte Pluspunkt bei der Digitalisierung Ihres Legal Entity Managements ist aus unserer Sicht die ständige Verfügbarkeit von revisionssicheren aktuellen, historischen und zukünftigen Datenansichten zu Ihren Gesellschaften und Beteiligungen.
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